Chapeau les filles!

J’ai récemment été approché par le Ministère de l’Économie, de la Science et de l’Innovation pour agir à titre de juge dans le concours Chapeau les filles, dans la catégorie Technologies de pointes.

J’ai accepté sans hésiter. D’abord parce que j’ai à cœur tout ce qui touche à la relève. Ensuite parce que j’adore écouter les histoires de gens qui sortent des sentiers battus. J’étais très curieux de voir ce qui avait amené ces filles à choisir une carrière dans les technologies de pointe.

C’est donc 19 candidatures de partout au Québec que j’ai évalué. Une fois plongée, j’ai été incapable de m’arrêter. Je ne peux vous dévoiler la gagnante mais je peux quand même vous parler d’elles un peu.

Plusieurs filles ont mentionné avoir eu un père ou un frère comme modèle. D’autres ont mentionnés avoir toujours voulu comprendre les choses qui les entourent, que ce soit un ordinateur, une application ou le drôle d’appareil que les arpenteurs utilisent sur le bord des routes. J’avoue que moi aussi je suis bien curieux de savoir à quoi sert exactement cet instrument!

Le critère qui m’a donné le plus de mal à évaluer est les stratégies mises en œuvre pour faire sa place dans un milieu masculin. À mon grand bonheur, plusieurs filles croyaient que peu importe son sexe, la passion et la rigueur de son travail reste les meilleurs ingrédients pour s’intégrer, peu importe le milieu. Bien qu’on trouve des préjugés partout, je crois que cette approche est la meilleure pour s’intégrer dans un milieu de travail, quel qu’il soit.

Mon plus grand regret est de ne pas avoir eu l’occasion de les rencontrer pour les entendre raconter leur histoire de vive voix. Ces jeunes sauront prendre le relai de leurs contemporains sans problèmes.

Un merci spécial à Marika Gagnon pour avoir pensé à moi. J’en suis très reconnaissant.

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Manage Office 365 Group Creation… the right way

If you have an Office 365 subscription in your organization, you probably know by now that your users can create what is called an Office 365 Group. Don’t get me wrong, it’s an awesome feature with so many possibilities BUT, you need to manage it correctly. Even in a business with less than 50 employees, it can quickly become a mess if not managed.

Why? First, the feature is activated by default meaning that any user can create an Office 365 Group which in turn creates a security group in your AzureAD, a distribution list in your Exchange, a site collection in SharePoint, a plan in Planner and a few other things.

The second point is that management tools associated with O365 Groups are almost non-existent beside using PowerShell which is not an optimal tool for an SMB where there might not be an IT guy. This may only seem a minor annoyance but if you have 50 users who decide to create a O365 Group from the SharePoint Home, Microsoft Teams, Outlook or even Yammer as a test or even for a real use, it doesn’t take very long before you have a several of site collections that are duplicated, unmanaged or unused in your tenant.

So why am I doing a blog post about this? Number 1, if you want to allow the Office 365 group creation capability but only by limited group of users, Microsoft offer you a super handy guide but it doesn’t work because it’s not up to date. Number 2, to remind you that SharePoint and Office 365 is a thing, a very important thing!

How do you manage that pesky Office 365 Group creation?

Note: If you want to completely disable the Office 365 groups in your tenant you can do it from here: https://portal.office.com/adminportal/home#/Settings/ServicesAndAddIns but you will miss out on a very powerful feature of O365.

The official Microsoft guide to do it is available here https://goo.gl/V0Kx9N . The main problem is that the correct version of one of the requirements is not available anymore.

UPDATE as of 2017/04/11: The Microsoft guide has been updated to reflect the changes to the PowerShell modules.

The note mention that you need the version 1.1.130.0 Preview version but the link points to the 1.1.166.0 GA version. A normal human being would say it’s not a problem since surely the 1.1.166.0 version is a later version than 1.1.130.0 thus it contains everything from the previous one. NO that’s not how it works! I won’t do it but if you want to go into details about that read https://goo.gl/TRljUj .

Now what is the solution:

  1. Install the listed prerequisites (use the 1.1.166.0 version for the second one).
  2. Also, install the Azure Active Directory V2 PowerShell module (https://goo.gl/my1zQg) using the PowerShell command: Install-Module -Name AzureADPreview
  3. Proceed with the steps 1 and 2 of the Microsoft guide.
  4. At steps 3, things get a bit different as the powershell commands changed in the V2 of the PowerShell module. To create a new Group settings objects, use the following commands:

Connect-AzureAD
Get-AzureADGroup -SearchString "NAME_OF_YOUR_SECURITY_GROUP"
$template = Get-AzureADDirectorySettingTemplate | where-object {$_.displayname -eq "Group.Unified"}
$setting = $template.CreateDirectorySetting()
$setting["EnableGroupCreation"] = "false"
$setting["GroupCreationAllowedGroupId"] = "ID_OF_YOUR_SECURITY_GROUP"
New-AzureADDirectorySetting -DirectorySetting $setting

If you want to edit a Group settings object instead of creating a new one, the easiest way I found is to use the following script:

Connect-AzureAD
Get-AzureADDirectorySetting
Remove-AzureADDirectorySetting -Id "ID_OF_YOUR_AZUREAD_SETTING"

After this you can simply recreate the AzureADDirectorySetting using the previous procedure. I used this approach because the $setting.GetSettingsValue() method from the Microsoft procedure doesn’t seem to exist anymore in the AzureADPreview module and I haven’t found a replacement.

Now you can now test that only the Admin Office 365 Group can create groups using either graph of try create one with a non admin account.

More to come on the governance part in my next post!

Comment mon chien m’a enseigné à devenir un meilleur consultant.

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Tashi et moi.

Après un lobby actif de près de 10 ans, ma femme m’a finalement convaincu, il y a deux ans, d’adopter un chien, soit un beau petit Morkie (croisement Yorksire/Bichon). On dit que les chiens de la famille des Terriers sont intelligents et particulièrement têtus. Je vous assure que cette réputation n’est pas surfaite. En fait, il devient obéissant à partir du moment qu’il comprend le gain à agir de telle ou de telle façon. En bon français, il veut savoir « kossé ça donne ».

Donc, lui imposer des ordres ne suffit pas. Nous devons ajuster le discours pour le ranger de notre côté, que ce soit avec une gâterie, un jeu ou une activité qu’il aime.

C’est un travail de négociation, basé sur le concept de bénéfices mutuels. Nos voisins du sud appellent cela le « what’s in it for me » (qu’est-ce que j’y gagne). Cette réflexion m’a amené à réaliser la cause de plusieurs frustrations dans le cadre de mes projets TI.

En effet, j’ai assisté plusieurs fois à des projets informatiques qui étaient initiés par le département TI de l’organisation : implantation d’un gestionnaire de contenu pour remplacer un vieux serveur de fichier, remplacement d’un système parce que celui-ci n’était plus supporté par le fabriquant, etc. Les raisons en soit étaient pertinentes, mais on prenait peu en compte les besoins réels des utilisateurs.

En fait, les TI prennent souvent pour acquis que si un outil est nouveau, il est forcément mieux et donc les utilisateurs vont naturellement l’adopter. Bien souvent, le résultat était mitigé et demandait beaucoup d’énergie en gestion du changement.

Si toutes les parties prenantes (TI, utilisateurs, gestion) n’y trouvent pas leurs comptes, il y aura de la résistance au changement. Au-delà de l’équipe qui initie le projet, il est dans l’intérêt du projet d’inclure les besoins de toutes les parties prenantes.

Dans le cas de la désuétude technologique, cela signifie que si on attend qu’un produit ou qu’un équipement soit en fin de vie pour préparer son changement, on se donne une pression indue. Il faut planifier l’arrivée des nouvelles versions bien avant le projet de migration, pour que les utilisateurs puissent identifier les gains à obtenir et qu’ils soient pris en compte dans le projet de migration.

Bref, quand tout le monde y trouve son compte, il y a bien moins d’entêtement.

Pour ou contre l’utilisation du « J’aime » (ou Like) dans votre intranet.

L’arrivée des médias sociaux a popularisé le concept du J’aime sur les contenus de ses pairs, symbolisé par le désormais célèbre facebook-like_zpszniov66a-1 de Facebook.

Plusieurs de mes clients s’interrogent sur la pertinence d’introduire cette fonction dans leur intranet corporatif. Voici ce que je leur réponds.

Évaluer la pertinence

Web and HTML programming flat illustrationLa fonction J’aime a comme objectif de guider nos choix de lecture vers les contenus les plus pertinents (certains diront populaire et je ne les contredirai pas). Dans un contexte où tout le monde a le même poids éditorial, par exemple vos amis Facebook, c’est un outil utile pour trier rapidement l’information à consulter.

Le patron, ce J’aime ultime.

À partir de là, rendre disponibles les J’aime ou pas? Ça dépend dans quel contexte.

Pour tous les contenus à caractère corporatif :

  • les actualités;
  • les éléments liés aux ressources humaines (conditions de travail, rémunération, etc.);
  • les procédures et instructions de travail;

Il est inutile de permettre les J’aime, parce que ces contenus ont un poids éditorial plus important que le reste. Autrement dit, avant de publier, il y a un gestionnaire qui a exercé son J’aime et c’est le seul qui compte. Les employés n’ont pas à apprécier (ou non) ces contenus, l’organisation a déjà statué sur la pertinence de ces contenus.

Est-ce qu’on se connaît?

Pour tous les contenus de nature collaborative, c’est une autre histoire. Si vous avez un nombre restreint de contributeurs et que les membres d’une même équipe se connaissent très bien, vos utilisateurs vont déjà avoir leurs propres échelles de pertinence et vont déterminer rapidement quels auteurs sont crédibles et pertinents.

Si vos employés se connaissent peu (par exemple, une communauté de pratique répartie dans plusieurs pays), ça peut devenir intéressant pour les aider à évaluer la pertinence de tel ou tel contenu.

Ça peut également être une façon d’encourager le personnel à s’impliquer davantage dans la rédaction de contenus. Ces J’aime ont un pouvoir insoupçonnés sur l’ego et ce pouvoir ne doit pas être pris à la légère. Certains mettront beaucoup d’efforts dans l’espoir d’aller chercher l’adhésion des autres employés et ainsi une certaine popularité.

Assurez-vous toutefois que la culture de votre organisation valorise l’utilisation du temps de travail pour du partage de connaissances entre les pairs. Sinon, communiquez clairement les balises au personnel.

J’espère que ces informations vous aideront à baliser l’utilisation des J’aime dans vos intranets respectifs.

 

Intranet versus Outlook : round 2

Lors du dernier billet, j’expliquais qu’à mon avis, l’intranet devrait être le premier arrêt de ma journée de travail (après la machine à café bien entendu!). En effet, c’est l’intranet qui devrait me communiquer le contenu de ma journée de travail, puisque l’intranet est également l’endroit où se trouvent mes outils de productivité, les documents de référence, etc. Pourquoi ne pas tout avoir sous un même toit? En fait, c’est maintenant possible avec Office 365. Mais d’abord, laissez-moi vous expliquer mes principaux reproches à propos d’Outlook.

  1. Par définition, mes courriels sont dans un espace privé. Mes collègues n’ont pas accès à ma boîte de courriels. Donc si je dois m’absenter, mon remplaçant (ou successeur) n’aura pas accès aux échanges, à mon historique de dossier, etc.
  2. Les pièces jointes sont une plaie pour les organisations. Les fichiers joints sont souvent des copies de fichiers déjà disponibles ailleurs. Donc, on augmente les risques de travailler avec la mauvaise version du fichier. C’est sans compter l’espace disque que prennent toutes ces copies et les coûts qui s’en suivent.
  3. Les tâches d’Outlook n’affichent que celles qui me sont assignées via Outlook. Je n’ai qu’une vue partielle des tâches à accomplir.

Office 365, ça mange quoi en hiver?

Pour ceux qui sont un peu familiers avec les produits Microsoft, Office 365 regroupe essentiellement les fonctions de 3 grandes familles de produits :

  • Exchange (les fonctions associées à Outlook : courriel, tâches, calendrier, bottin d’entreprise) ;
  • Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, etc.) ;
  • SharePoint (répertoires de documents gérés par métadonnées, pages Web, etc.).

À cette base s’ajoute une série d’outils complémentaires, qui sont souvent des amalgames de fonctions déjà offertes par Exchanges, Office et SharePoint, par exemple :

  • One Drive (répertoire de documents) ;
  • Groups (liste d’envois, calendrier, notes et répertoire de documents) ;
  • Skype for business (messagerie instantanée) ;
  • PowerBI (tableaux de bord) ;
  • Et j’en passe.

Comment commence ma journée dans Office 365?

Les trois premières questions que je me pose en arrivant au bureau :

  1. Est-ce que j’ai des rendez-vous?
  2. Est-ce que j’ai des tâches à accomplir?
  3. Est-ce que j’ai raté quelque chose d’important?

1.    Un calendrier complet

Interface calendrier Office 365Les groupes et les sites de collaboration ont une fonction de calendrier qui permet par exemple d’afficher les conférences, les formations ou les rencontres d’équipe. La fonction de calendrier d’Office365 permet de superposer ces différents calendriers avec son calendrier personnel. Ainsi, vous pouvez facilement voir si vous avez le temps d’assister à cette formation sur la gestion du stress.

2.    Planner : toutes vos tâches quotidiennes. Toutes

Interface Planner Office 365Planner est le petit dernier de la suite Office 365. C’est un outil qui se situe entre la fonction de tâches d’Outlook et de Project. Inspiré de l’agilité, c’est un outil génial pour s’envoyer rapidement des assignations entre collègues. Sa plus grande force est sans aucun doute sa vision horizontale. En effet, une interface « Mes tâches » permet de visualiser l’ensemble des tâches qui me sont assignées, tous projets confondus. C’est super pratique.

Des tableaux de bord sont également inclus dans l’application et donnent une vue d’ensemble de l’avancement des projets.

Bon, ce n’est pas parfait. En mettant l’accent sur la facilité d’utilisation, des raccourcis ont été pris au niveau des fonctions disponibles. Ça ne calcule pas la capacité (on peut vous enterrer de travail sans s’en rendre compte), les notifications sont à améliorer, etc.

Le produit va sûrement gagner en maturité dans les prochains mois. C’est déjà un outil fantastique pour faciliter la gestion des tâches courantes. Définitivement un de mes coups de cœur de 2016.

3.    Delve ou la page d’accueil intelligente

Interface-DelveUne fois que je connais les priorités de ma journée, je veux prendre quelques minutes pour me synchroniser avec le reste de l’organisation. Pour ce faire, il y a Delve.

Delve est un agrégateur de contenu qui puise sa source dans les différentes applications d’Office 365. Ça me fait un peu penser aux murs de Facebook et de LinkedIn, version corporative.

En un coup d’œil, vous avez accès aux contenus qui ont bougé dans l’organisation, peu importe leurs emplacements (courriels, documents, etc.), en fonction des collègues que vous suivez. Vous pouvez suivre certains employés et voir les fichiers qu’ils sont mis à jour, comment les joindre, etc.

À mon avis, d’ici quelques années ce type d’application remplacera complètement le concept de page d’accueil d’intranet.

Évidemment, si vous n’avez pas accès à un contenu, Delve se charge de filtrer ces contenus selon vos droits d’accès.

Bye bye Outlook? Presque…

Est-ce que je peux complètement me départir d’Outlook? Pas tout à fait. D’abord, parce que chaque fonction d’Office 365 est traitée comme une « apps » (application mobile). On se retrouve très vite avec une multitude d’onglets ouverts dans notre fureteur Web. Les notifications courriel restent un bon moyen pendant la journée de savoir ce qui se passe.

Toutefois, le rôle d’Outlook change, car le contenu n’est pas véhiculé dans le courriel, ce dernier agit comme un outil de notification. On peut supprimer ces courriels rapidement et les collègues peuvent facilement prendre le relais de mes dossiers parce que l’information est disponible.

Intranet versus Outlook : round 1

Au cours de ma carrière, j’ai trop souvent assisté au débat suivant : doit-on forcer l’ouverture du fureteur Web avec la page de l’intranet par défaut lors du démarrage du poste de travail?

À cela, je réponds toujours la même chose : êtes-vous obligé de forcer l’ouverture d’Outlook pour inciter les employés à l’utiliser?

Bref, mon critère de succès pour un intranet est simple : devenir tellement pertinent pour que l’utilisateur commence systématiquement sa journée en ouvrant l’intranet.

Pourquoi les employés de bureau commencent-ils leur journée en ouvrant Outlook? Parce qu’ils peuvent rapidement savoir :

  • L’agenda de la journée ;
  • Les tâches à accomplir (souvent via les courriels reçus) ;
  • Ce qui s’est passé récemment (via les courriels reçus).

La principale erreur des gestionnaires d’intranet (je pense surtout aux directions de communications ici) est de penser que l’intranet est avant tout un outil de communication interne. C’est vrai que la majorité des employés sont curieux de ce qui se passe dans leur organisation, mais ils ne feront pas un détour pour lire les nouvelles de la page d’accueil de votre intranet. Comme les responsables des communications internes redoutent que les employés ne lisent pas l’intranet, ils envoient de toute façon les communications les plus importantes par courriel, ce qui ne fait qu’aggraver le problème. Il faut donc les attirer autrement.

Qu’est-ce que les employés veulent savoir avant tout? Quelle est la prochaine tâche à accomplir, aussi simple que cela. Présentement, c’est trop souvent Outlook qui fournit cette réponse. Pourtant, je crois depuis longtemps que c’est plutôt le rôle d’un intranet de me dire rapidement de quoi sera faite ma journée. C’est simplement une façon différente de véhiculer l’information dans l’organisation.

Avec Office 365, je pense que mon rêve est maintenant à portée de main.

Je vous explique pourquoi dans le prochain billet.

Monsieur Trump, Comment le FBI a-t-il pu Analyser 650 000 Emails en 8 jours (Explications)

 

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Lors des dernières présidentielles, en toute fin de parcours le FBI a blanchi Mme Clinton suite à l’analyse de plus de 600 000 courriels. De son coté, M. Trump a formulé un fait des plus intéressants, bien que rempli de sarcasmes !! 

« Le FBI blanchit (encore) Clinton : il a analysé 650 000 emails en 8 jours (contre 10 mois pour en lire 30 000 la 1ere fois) » Référence : http://theweek.com/speedreads/659966/trump-advisers-insist-fbi-couldnt-have-examined-650000-emails-8-days

La réponse peut sembler complexe, mais elle est en fait toute simple : la voici !

En se basant sur un Algorythme Sémantique, les spécialistes informatiques sont en mesure d’analyser l’ensemble des courriels (les 650 000 célèbres courriels en l’occurence) pour en extraire les concepts clés basés sur des critères prédéfinis par le FBI. De cette façon, le FBI est en mesure d’identifier clairement les courriels dont les contenus se rapportent directement à des éléments qui auraient pu inculper Mme Clinton. Au final, c’est peut-être quelques dizaines de courriel qui ont été lus par les agents du FBI, la grande majorité des courriels ayant été analysés de manière automatisée.

Mais comment ça fonctionne ?

La Sémantique transforme ainsi les données non structurées en utilisant le traitement automatique du langage naturel (TALN), des heuristiques, la nature grammaticale des mots et la reconnaissance de modèles. La puissance de l’architecture du moteur de règles permet à l’API Sémantique de s’adapter et s’ajuster aux besoins d’information spécifiques et aux domaines d’affaires.

Voici un exemple du fonctionnement :

 image002 

On voit ici clairement l’extraction des concepts clés du document suivant :

·         Location
·         Company
·         Concept
·         Date
·         Amount

Autre exemple :

image003 

 

Cher M. Trump, avec les outils et l’expertise de pointe qui existent actuellement sur le marché, il est en effet véridique d’admettre qu’une telle vérification est possible et ce très aisément.

Pas seulement pour le FBI !

Les outils d’analyse sémantique ne servent pas qu’aux agents du FBI ! Cette technologique est désormais disponible pour les entreprises. Elle permet notamment de dresser un inventaire complet des fichiers de votre organisation. Cet outil est particulièrement utile pour identifier les doublons en circulation ou pour découvrir si des informations sensibles sont stockés à des endroits vulnérables, comme par exemple le poste de travail d’un employé. 

En partenariat avec Coginov, nous pouvons implanter cet outil d’analyse dans votre organisation et vous accompagner dans l’analyse des résultats.