Gestion documentaire: concilier les besoins des utilisateurs et la performance du système

Depuis déjà plus d’une décennie que se fait la promotion de la gestion documentaire. Qu’est-ce que la gestion électronique de document (GED) au fait ?

La gestion documentaire, n’est pas un outil, c’est avant tout une méthodologie visant à structurer la documentation d’une organisation dans une voute documentaire appliquant un calendrier de conservation ainsi qu’un plan de classification.

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Vous avez probablement lu ou entendu les acronymes :

  • GID (Gestion intégrée des documents) ou GED (Gestion électronique des documents).
  • DM (Document Management) : Gestion des documents en phase active.
  • RM (Record Management) : Gestion des enregistrements.

Un des objectifs principaux de la gestion documentaire est de pallier aux problématiques suivantes :

  • Serveurs de fichiers déstructurés
  • Duplication de documents
  • Multiples versions sur de multiples ordinateurs (N:N)
  • Information pertinente difficile, voire impossible à trouver
  • Gestion des archives
  • Silos d’information

Au moment de la mise en place d’une telle application, deux points de vue se confrontent :

Coté archivistes :

Historiquement, la grande majorité des projets sont initiés par les spécialistes en gestion documentaire, alias les archivistes. Le besoin de ces personnes, qui est tout à fait valable par ailleurs, est d’implanter une stratégie et une solution visant à appliquer des règles de gestion documentaire capables de supporter le cycle de vie complet d’un document, de sa phase de création jusqu’à sa disposition. Ce qui implique :

  • La mise en place d’une fiche documentaire et de métadonnées pour chaque document déposé.
  • Le positionnement du document selon le plan de classification (liste exhaustive numérotée qui recense l’ensemble des types de documents produits par une organisation).
  • L’application des règles d’expiration et d’archivage

Coté utilisateurs :

Les utilisateurs sont la force de l’organisation: ce sont eux qui produisent les documents, les font évoluer, circuler et approuver.  Leur besoin : éxécuter leurs tâches de la façon la plus simple et efficace possible. Les règles édictées par les archivistes apparaissent aux utilisateurs comme un ensemble de contraintes qui, loin de faciliter leur travail, leur impose des étapes supplémentaires dont ils ne voient pas l’utilité.

De trop nombreux projets d’implantation de GED ont connu un succès mitigé. Ce n’est pas seulement un problème de « vente », c’est un problème d’utilisabilité, car les contraintes sont réelles et les bénéfices profitent davantage au système qu’aux utilisateurs. Il devient dès lors très difficile d’obtenir l’adhésion des parties prenantes.

Pourtant, la problématique du « bordel » sur le serveur demeure et embête tout le monde.

Il faut donc trouver un compromis qui satisfasse autant les archivistes que les utilisateurs. Est-ce possible ?

Peut-on proposer un système simple à utiliser et performant selon les critères de gestion et d’archivage documentaire ?

Les malins diront qu’il suffit de produire moins de documents… et ils n’ont pas totalement tort ! De fait, les sites d’équipes qui incluent des espaces de communication et la mise en place d’applications de type wiki pour consigner les connaissances résolvent une partie du problème.

Néanmoins, nous continuerons toujours (?) à produire des documents qu’il faudra classifier et éventuellement disposer d’une façon structurée.

Heureusement, de nouvelles solutions viennent graduellement se substituer aux applications dédiées traditionnelles, lourdes et compliquées, aidées par la puissance des moteurs de recherche les plus récents.

C’est ce dont je vous entretiendrai dans la suite de ce billet dans quelques jours…

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3 avis sur « Gestion documentaire: concilier les besoins des utilisateurs et la performance du système »

  1. Ping : Gestion documentaire: concilier les besoins des...

  2. Ping : GED Gestion électronique des documents | Pearltrees

  3. Ping : Gestion documentaire : les profils requis à la réussite du projet | MetaBlog

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