Gestion documentaire : les profils requis à la réussite du projet

En continuité avec un billet que j’ai publié précédemment , nous revoilà dans le vif d’un sujet qui me passionne : l’implantation réussie d’un système de gestion documentaire !

Dans un premier temps, nous allons identifier ensemble les acteurs clés d’un tel projet. Dans le cadre du prochain billet, nous regarderons à quoi ressemble une stratégie d’implantation ainsi que du HowTo dans une solution SharePoint.

D’abord, aussi bête que cela puisse paraître, les enjeux se situent bien au-delà de la solution employée. Tout se joue au niveau de la stratégie d’implantation. Comme le disait un bon ami à moi, il n’existe pas de bonnes ou de mauvaises implémentations, il n’y a que de bonnes ou de mauvaises orchestrations…

La première étape est d’identifier et reconnaître les acteurs au dossier:

1. Les utilisateurs
Ils présentent leur arborescence aux analystes et agents de migration et définissent leur structure d’accueil et les types de contenus produits. Ils produisent les contenus dans leur espace de production documentaire.

2. Les analystes
Les analystes vont travailler de pair avec les utilisateurs et l’archiviste. En fait, les analystes vont faire l’analyse des contenus produit par les utilisateurs et ils identifieront la nature des documents produits.

Après avoir complété une grille de recensement, il vont faire appel à l’archiviste pour connaître à quelles règles sont soumis ces types de documents.

De plus, tout dépendant de la stratégie de migration des contenus, il est possible que l’analyste détermine avec ses clients la structure des répertoires d’accueil pour ceux-ci et planifie une stratégie de migration des contenus.

3. Les archivistes
Ils sont les responsables de la classification de l’actif organisationnel. Grands maîtres et protecteurs de la mémoire de l’organisation, ils ont pour responsabilité de définir les règles de conservation pour les différents types de documents et de définir clairement le processus de disposition.

Réservons l’exclusivité de ces responsabilités à ces spécialistes. Leur rôle devrait toutefois se limiter à ces tâches et leur périmètre d’opération ne devrait pas outrepasser le monde des archives. Trop souvent les projets de documentation sont pris en main par les archivistes qui, malgré toute leur bonne volonté, ont une capacité extraordinaire à générer la peur chez les utilisateurs, vu leurs compétences théoriques trop riches… dure à suivre !

4. Les responsables de l’architecture d’information
Les responsables de l’architecture d’information (généralement appelés « architectes d’information) vont travailler avec la partie active du projet, c’est à dire les gens. Ils vont définir la structure d’accueil dans laquelle les gens vont pouvoir créer / modifier / partager leurs documents. Leur défi: définir une architecture qui garantit une pérennité de l’information et qui se colle en même temps au modèle de l’entreprise.

Découper un portail en Départements peut sembler à première vue la solution évidente à faire. Dans certains contexte cela peut être vrai alors que dans d’autres, c’est tout faux. Pouvez vous me nommer, par exemple, quelque chose qui change plus souvent que des unités administratives dans un Ministère ? L’approche par métiers sera dans le cas présent davantage approprié.

5. Les agents de migration
L’agent de migration reçoit la structure de répertoire et en fait l’élaboration dans les sites d’accueil respectifs. Il établit les métadonnées par défaut qui doivent être masquées et planifie les tâches de migration de contenu, le tout arrimé avec l’équipe qui sera intégrée à l’outil de gestion documentaire.

À présent que les acteurs sont connus, nous aborderons ensemble la stratégie d’implantation dans le cadre du prochain billet.

 

Advertisements

Laisser un commentaire

Entrer les renseignements ci-dessous ou cliquer sur une icône pour ouvrir une session :

Logo WordPress.com

Vous commentez à l’aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l’aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l’aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l’aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s