Stratégie d’implantation de la gestion documentaire

Note: ce billet fait suite à un billet précédent: Gestion documentaire: les profils requis à la réussite du projet.

Maintenant que nous connaissons sommairement la problématique et que nous avons défini les principaux acteurs, il est temps d’aborder le vif du sujet: la stratégie d’implémentation.

Je le rappelle, le but ultime d’un projet de gestion documentaire est de structurer l’information et de conserver l’actif organisationnel. Cela étant, il faut garder à l’esprit que son succès repose sur l’adhésion des utilisateurs. Il faut donc que la solution finale réponde à leurs besoins et facilite l’exécution de leurs tâches, tout en rencontrant les besoins plus généraux de l’organisation.

1.-  Identifier le besoin d’affaire
Plusieurs questions doivent être répondues lors de cette première étape, dont principalement:

  • Quelle est la nature des contenus que nous souhaitons héberger et conserver?
  • Quelles sont les règles et obligations auxquelles nous sommes soumis ?
  • Souhaitons-nous délester les serveurs de fichiers conventionnels, épurer les serveurs actuels ou repartons-nous à neuf dans un nouvel environnement vierge, voire une nouvelle application de gestion documentaire ?
  • Souhaitons nous indexer les contenus des répertoires réseaux pour les rendre accessibles en lecture par les utilisateurs via le moteur de recherche ?
  • Prévoyons-nous encadrer les courriels et les conversations ?
  • Doit-on transposer des contenus dans un nouveau format tel un wiki ou un blogue ?

2.- Définition du plan de classification et des règles de conservation

En collaboration avec les archivistes, il faut définir un plan et un calendrier de conservation qui englobera la majeure partie des contenus de l’organisation et ce, en prenant en compte les règles et obligations identifiées à la première étape. Ce plan concerne tant les phases actives que les phases inactives des documents.

3.- Métadonnées

Une taxonomie de métadonnées est essentielle dans un système de gestion documentaire. Deux règles doivent nous guider dans l’élaboration de celle-ci:

  • UNIFORMITÉ dans les métadonnées   Pourquoi ? Parce que c’est par l’uniformité des métadonnées que nous allons pouvoir mettre en place des stratégies de raffinement de recherche pour les contenus et permettre aux utilisateurs de forer les données selon des critères bien précis
  • Présenter le minimum de métadonnées possible à l’utilisateur. Pourquoi ? L’utilisateur ne souhaite que déposer des documents et non devenir un spécialiste en gestion documentaire. Il faut ainsi masquer le maximum de champs possibles tout en mettant en place des valeurs par défaut, de sorte que l’utilisateur, au final, n’aura que 2 ou 3 propriétés à saisir, alors qu’à la sauvegarde, un potentiel de 7 – 8 – 12 métadonnées seront automatiquement sauvegardées !

Maintenant, lesquelles :

Métadonnées génériques : 
Le Dublin Core , norme internationale de la taxonomie!
Utilisez ces propriétés à bon escient ou inspirez-vous de celles-ci. Créez avec celles-ci votre base de métadonnées génériques. Elles constitueront les assises de toute votre documentation. La plupart de ces métadonnées seront masquées, avec des valeurs par défaut invisibles aux utilisateurs. Ex.: Département, Direction, Unité administrative, Gestionnaire, etc.

Métadonnées spécifiques: 
En fonction de l’espace de gestion documentaire que vous mettez en place, une analyse des contenus est à prévoir avec les différents clients. Il est important de valider avec eux quels types de documents ils vont créer en plus de savoir quelles sont les propriétés de ces documents avec leurs domaines de valeurs. C’est ainsi qu’émergent les métadonnées spécifiques. Ces métadonnées devront être saisies par les utilisateurs.

4.- Effectuer une tournée et définir les cadres métiers
À présent, il faut déterminer quelle est l’offre de services de la solution à mettre en place. Il est privilégié de travailler par cadre métier puisqu’un métier offre une pérennité que les directions ou unités administratives ne permettent pas. On souhaite que les documents demeurent au même emplacement le plus possible (80% du temps, pour citer Pareto). Ainsi, connaissant notre structure et notre arborescence, il sera facile de planifier un calendrier et un agenda de rencontres avec nos clients afin de produire :

  • Une structure documentaire d’accueil
  • Les métadonnées spécifiques
  • Le processus d’affaires à automatiser
  • Le plan de migration des contenus
  • La sécurité et les niveaux d’autorisations

5.- Migration des contenus
Suite à l’analyse des répertoires et de la structure de métadonnées, nous pouvons prévoir et procéder à l’importation des contenus dans le nouvel espace de travail.

6.- Validation avec le client
Le propriétaire du nouvel espace doit faire une validation des contenus. Un fois la structure et les contenus migrés, il est essentiel que le client effectue une revue afin de s’assurer que tout est conforme par rapport aux besoins émis.

7.- Formation et octroi d’accès aux utilisateurs
Il ne faut pas donner accès aux utilisateurs sans avoir pris soin de partager avec eux la vision et la portée du projet, les principes directeurs de l’environnement MAIS SURTOUT sur le comment bien utiliser le nouvel outil.

Lorsque les formations appropriées sont diffusées et que les utilisateurs sont en confiance, donnez-leurs les accès nécessaires et laissez les utiliser le nouveau système.

Conclusion 

Voilà qui fait le tour du résumé de la stratégie d’implantation pour le volet documentation active. Il nous reste à regarder les stratégies d’archivage des contenus ainsi que de la diffusion de ceux-ci via une vitrine !

Restez branchés pour la suite…

Charles

Metalogique accompagne les entreprises et les organisations dans leur évolution TI.
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