R.I.P.: les architectures de répertoires

J’exagère quand même un peu: on va continuer à concevoir et déployer des serveurs de fichiers où les utilisateurs déposeront, créeront ou consulteront des objets (documents, photos, vidéos, etc.) dûment classés dans des répertoires/sous-répertoires/sous-sous répertoires/sous-sous-sous… suivant une architecture hautement réfléchie. Pour le meilleur ou pour le pire. Si je me fie à mes observations sur le terrain, très souvent pour le pire.

C’est qu’il faut comprendre le raisonnement, la logique qui préside à cette architecture. Et prier très fort pour qu’elle se maintienne dans le temps. Ce qui n’arrive que lorsque l’accès aux serveurs est régenté soit par une adjointe administrative aussi rigoureuse qu’intraitable, soit par un archiviste en mission ! Et là, j’exagère à peine.

Lors d’une discussion récente sur la gestion électronique des documents, mon collègue Robert Bouchard me posa cette question: « Michel, quand tu veux trouver un document ou une source d’information sur internet, qu’est-ce que tu fais ? » « Je google », lui réponds-je. Alors il me dit: « pourquoi on ferait pas la même chose dans les organisations, c’est-à-dire rechercher un objet en utilisant le moteur de recherche ? » Effectivement…

En bref, deux points principaux sont ressortis de notre échange:

  1. Ça prend un bon moteur de recherche, bien configuré.
  2. Chaque objet doit être qualifié:
    1. Type de contenu
    2. Métadonnées (spécifiques au type de contenu)

Si c’est bien fait, les répertoires deviennent une création virtuelle et non physique si on peut dire. En supposant que tout objet est correctement qualifié, le moteur de recherche le trouvera en moins d’une seconde. C’est pas mal plus rapide que de rechercher par répertoires !

Moteurs_recherche

Mais c’est aussi un changement culturel profond. La discussion avec Robert faisait suite à une visite chez un client souhaitant régler l’infini bordel du serveur de fichiers de son organisation. Il nous avait soumis « son » architecture » de répertoires, avec force et détails sur la standardisation des noms de répertoires (et tous les sous-sous-sous…) et des noms des objets.

Cette façon de faire trouve son origine dans les classeurs physiques (espèce en voie de disparition) où une structure de classement était la seule façon de retracer un document. On a répliqué la méthode dans nos serveurs de fichiers, alors que les moteurs de recherche de l’époque étaient à ce point lents et inefficaces qu’on ne pouvait compter sur eux pour nous aider à retrouver un document. Là encore, une méthode de classement s’avérait essentielle.

Aujourd’hui, avec des moteurs de recherche comme Google ou encore le québécois Coveo, la donne s’en trouve radicalement changée. Ces moteurs peuvent désormais indexer diverses sources et les corréler entre elles en un clin d’oeil. Saisissez un ou quelques mots dans la fenêtre de recherche (comme vous le faites déjà dans Google) et le moteur de recherche – selon sa configuration et sa capacité, bien entendu –  recherchera dans le réseau social de l’organisation, dans la base de connaissances (wiki d’entreprise), l’intranet, l’extranet, le site web, le/les serveurs de fichiers, etc. et vous amènera dans la seconde les résultats les plus pertinents (comme Google).

Bon, je tourne un brin les coins ronds. On s’entend, il y a quelques travaux à faire pour configurer tout cela pour optimiser la recherche. Mais mon propos n’en demeure pas moins vrai. C’est seulement que peu d’organisations disposent d’un bon engin de recherche, ce qui les force à chercher la méthode magique pour assurer un classement adéquat des objets informationnels et assurer que chacun d’eux n’existe qu’en un seul exemplaire.

On est rendu là. Un autre paradigme à faire évoluer. Un autre exemple ou les technologies de l’information viennent bousculer nos habitudes et nous ouvrir de nouveaux horizons.

En clair, le point de départ n’est plus de structurer les librairies, bibliothèques ou voûtes documentaires selon un plan très précis. Les enjeux principaux sont davantage de qualifier adéquatement les objets – type de contenu et métadonnées pertinentes – et d’impliquer les usagers dans cette nouvelle façon de faire qui les sort initialement de leur zone de confort. Cet exercice permettra de faire ressortir les sources d’information à valeur élevées et de les relier entre elles.

C’est là qu’on entre dans un autre paradigme, celui de la gestion de la connaissance. Trouver rapidement l’information ou la ressource informationnelle la plus pertinente à l’exécution de mes tâches, peu importe son format, peu importe sa localisation. Et dans la seconde, s.v.p.

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2 avis sur « R.I.P.: les architectures de répertoires »

  1. Ping : R.I.P.: les architectures de répertoires...

  2. Ça représente un idéal que j’avais exprimé il y a des années dans l’organisation à laquelle j’appartenait après que l’on se soit doté de Covéo, notre Google interné comme je le répétait a nos usagers. Mais la difficulté n’était aucunement technique, la résistance tellement force a mis fin a cet idéal.

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