Intranet – de la connaissance à l’expertise

Les intranets ont beaucoup évolué dans les 15 dernières années. Souvent laissé à l’initiative des différentes unités d’affaire, les organisations ont profité des applications de gestion de contenus (CMS) pour mieux encadrer l’utilisation des intranets.

Le volume d’information ainsi centralisée a amenée des préoccupations en terme de gestion documentaire et de gestion de la connaissance. De grands pas ont été accomplis en ce sens.

Parallèlement à ces changements, le web public a subit une transformation majeure. Les médias sociaux, combinés à l’arrivée des téléphones intelligents, ont changé profondément la manière d’utiliser internet.

Plusieurs organisations tardent à prendre le virage par crainte de dérapages. D’une part, ils empêchent l’accès aux employés de sites comme Facebook et Twitter. D’autres part, peu d’espaces collaboratifs sont disponibles dans les organisations, de peur de perdre le contrôle de la connaissance qui y est déposé.

La connaissance n’est pas seulement dans les documents

Les intranets sont encore trop souvent perçus comme un mélange de journal interne et de bibliothèque officielle de l’organisation.

Or aux yeux des employés, l’intranet doit être une extension de leur environnement de travail, soit un endroit de partage de connaissance. Bien souvent, l’employé ne cherche pas un document, mais une expertise. Les bottins d’employés sont encore bien trop orientés sur le titre des employés, plutôt que sur leurs expertises.

Il ne faut plus voir l’intranet comme une bibliothèque, où tout le monde fouille en silence afin de trouver le bon bouquin. L’intranet doit plutôt être à l’image d’un café, avec son coin lecture mais surtout un lieu d’échange et de partage des idées et des expertises.

Votre organisation est un média social

Le Web 2.0, popularisé par les médias sociaux, inspire les employés et suscite la crainte des gestionnaires, qui redoutent une baisse de performance des employés. Or, de tout temps, une organisation est par définition un réseau social. Le téléphone et les salles de réunion ont lentement été remplacés par le courriel au début des années 2000. Les employés réclament désormais des espaces virtuels de création de contenus et une centralisation de la connaissance. La messagerie instantanée remplace le courriel pour les discussions informelles, les espaces collaboratifs complémentent les réunions et remplacent graduellement les échanges de documents par courriel.

Bref, les employés souhaitent être plus performants, en restant plus longtemps devant leur écran tout en étant connecté avec le reste de l’organisation.

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