Intranet versus Outlook : round 1

Au cours de ma carrière, j’ai trop souvent assisté au débat suivant : doit-on forcer l’ouverture du fureteur Web avec la page de l’intranet par défaut lors du démarrage du poste de travail?

À cela, je réponds toujours la même chose : êtes-vous obligé de forcer l’ouverture d’Outlook pour inciter les employés à l’utiliser?

Bref, mon critère de succès pour un intranet est simple : devenir tellement pertinent pour que l’utilisateur commence systématiquement sa journée en ouvrant l’intranet.

Pourquoi les employés de bureau commencent-ils leur journée en ouvrant Outlook? Parce qu’ils peuvent rapidement savoir :

  • L’agenda de la journée ;
  • Les tâches à accomplir (souvent via les courriels reçus) ;
  • Ce qui s’est passé récemment (via les courriels reçus).

La principale erreur des gestionnaires d’intranet (je pense surtout aux directions de communications ici) est de penser que l’intranet est avant tout un outil de communication interne. C’est vrai que la majorité des employés sont curieux de ce qui se passe dans leur organisation, mais ils ne feront pas un détour pour lire les nouvelles de la page d’accueil de votre intranet. Comme les responsables des communications internes redoutent que les employés ne lisent pas l’intranet, ils envoient de toute façon les communications les plus importantes par courriel, ce qui ne fait qu’aggraver le problème. Il faut donc les attirer autrement.

Qu’est-ce que les employés veulent savoir avant tout? Quelle est la prochaine tâche à accomplir, aussi simple que cela. Présentement, c’est trop souvent Outlook qui fournit cette réponse. Pourtant, je crois depuis longtemps que c’est plutôt le rôle d’un intranet de me dire rapidement de quoi sera faite ma journée. C’est simplement une façon différente de véhiculer l’information dans l’organisation.

Avec Office 365, je pense que mon rêve est maintenant à portée de main.

Je vous explique pourquoi dans le prochain billet.

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