Intranet versus Outlook : round 2

Lors du dernier billet, j’expliquais qu’à mon avis, l’intranet devrait être le premier arrêt de ma journée de travail (après la machine à café bien entendu!). En effet, c’est l’intranet qui devrait me communiquer le contenu de ma journée de travail, puisque l’intranet est également l’endroit où se trouvent mes outils de productivité, les documents de référence, etc. Pourquoi ne pas tout avoir sous un même toit? En fait, c’est maintenant possible avec Office 365. Mais d’abord, laissez-moi vous expliquer mes principaux reproches à propos d’Outlook.

  1. Par définition, mes courriels sont dans un espace privé. Mes collègues n’ont pas accès à ma boîte de courriels. Donc si je dois m’absenter, mon remplaçant (ou successeur) n’aura pas accès aux échanges, à mon historique de dossier, etc.
  2. Les pièces jointes sont une plaie pour les organisations. Les fichiers joints sont souvent des copies de fichiers déjà disponibles ailleurs. Donc, on augmente les risques de travailler avec la mauvaise version du fichier. C’est sans compter l’espace disque que prennent toutes ces copies et les coûts qui s’en suivent.
  3. Les tâches d’Outlook n’affichent que celles qui me sont assignées via Outlook. Je n’ai qu’une vue partielle des tâches à accomplir.

Office 365, ça mange quoi en hiver?

Pour ceux qui sont un peu familiers avec les produits Microsoft, Office 365 regroupe essentiellement les fonctions de 3 grandes familles de produits :

  • Exchange (les fonctions associées à Outlook : courriel, tâches, calendrier, bottin d’entreprise) ;
  • Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, etc.) ;
  • SharePoint (répertoires de documents gérés par métadonnées, pages Web, etc.).

À cette base s’ajoute une série d’outils complémentaires, qui sont souvent des amalgames de fonctions déjà offertes par Exchanges, Office et SharePoint, par exemple :

  • One Drive (répertoire de documents) ;
  • Groups (liste d’envois, calendrier, notes et répertoire de documents) ;
  • Skype for business (messagerie instantanée) ;
  • PowerBI (tableaux de bord) ;
  • Et j’en passe.

Comment commence ma journée dans Office 365?

Les trois premières questions que je me pose en arrivant au bureau :

  1. Est-ce que j’ai des rendez-vous?
  2. Est-ce que j’ai des tâches à accomplir?
  3. Est-ce que j’ai raté quelque chose d’important?

1.    Un calendrier complet

Interface calendrier Office 365Les groupes et les sites de collaboration ont une fonction de calendrier qui permet par exemple d’afficher les conférences, les formations ou les rencontres d’équipe. La fonction de calendrier d’Office365 permet de superposer ces différents calendriers avec son calendrier personnel. Ainsi, vous pouvez facilement voir si vous avez le temps d’assister à cette formation sur la gestion du stress.

2.    Planner : toutes vos tâches quotidiennes. Toutes

Interface Planner Office 365Planner est le petit dernier de la suite Office 365. C’est un outil qui se situe entre la fonction de tâches d’Outlook et de Project. Inspiré de l’agilité, c’est un outil génial pour s’envoyer rapidement des assignations entre collègues. Sa plus grande force est sans aucun doute sa vision horizontale. En effet, une interface « Mes tâches » permet de visualiser l’ensemble des tâches qui me sont assignées, tous projets confondus. C’est super pratique.

Des tableaux de bord sont également inclus dans l’application et donnent une vue d’ensemble de l’avancement des projets.

Bon, ce n’est pas parfait. En mettant l’accent sur la facilité d’utilisation, des raccourcis ont été pris au niveau des fonctions disponibles. Ça ne calcule pas la capacité (on peut vous enterrer de travail sans s’en rendre compte), les notifications sont à améliorer, etc.

Le produit va sûrement gagner en maturité dans les prochains mois. C’est déjà un outil fantastique pour faciliter la gestion des tâches courantes. Définitivement un de mes coups de cœur de 2016.

3.    Delve ou la page d’accueil intelligente

Interface-DelveUne fois que je connais les priorités de ma journée, je veux prendre quelques minutes pour me synchroniser avec le reste de l’organisation. Pour ce faire, il y a Delve.

Delve est un agrégateur de contenu qui puise sa source dans les différentes applications d’Office 365. Ça me fait un peu penser aux murs de Facebook et de LinkedIn, version corporative.

En un coup d’œil, vous avez accès aux contenus qui ont bougé dans l’organisation, peu importe leurs emplacements (courriels, documents, etc.), en fonction des collègues que vous suivez. Vous pouvez suivre certains employés et voir les fichiers qu’ils sont mis à jour, comment les joindre, etc.

À mon avis, d’ici quelques années ce type d’application remplacera complètement le concept de page d’accueil d’intranet.

Évidemment, si vous n’avez pas accès à un contenu, Delve se charge de filtrer ces contenus selon vos droits d’accès.

Bye bye Outlook? Presque…

Est-ce que je peux complètement me départir d’Outlook? Pas tout à fait. D’abord, parce que chaque fonction d’Office 365 est traitée comme une « apps » (application mobile). On se retrouve très vite avec une multitude d’onglets ouverts dans notre fureteur Web. Les notifications courriel restent un bon moyen pendant la journée de savoir ce qui se passe.

Toutefois, le rôle d’Outlook change, car le contenu n’est pas véhiculé dans le courriel, ce dernier agit comme un outil de notification. On peut supprimer ces courriels rapidement et les collègues peuvent facilement prendre le relais de mes dossiers parce que l’information est disponible.

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