Metalogique vient de traverser les frontières !

Ce samedi matin je me réveille au Portugal, assis présentement au beau milieu d’un parc. J’écoute les oiseaux chanter, je regarde les gens se balader avec leurs chiens. Après 15 heures passées dans les aéroports et dans les avions, me voici enfin arrivé. Mon aventure avec SharePoint et la gestion de contenu vient de me faire traverser de vastes frontières pour me permettre de venir mettre à contribution une toute petite partie de l’expertise du Québec. J’en suis très fier mais non moins fatigué !

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Je me devais de travailler hier sur la rédaction de livrables , je n’ai pas pu, ou simplement pas voulu. Assis à regarder les gens, tout en écoutant mes vieux disques d’Harmonium, je pense, je pense et puisque j’ai le temps, j’y repense.

Mes filles sont au loin et qui aurait dit que je me sentirais si seul après seulement quelques petites heures. Moi qui est, ou était, de nature indépendante! Le petit musicien en moi qui dormait depuis quelques années s’accroche et semble vouloir revenir. J’ai le goût d’écrire… non pas des règles de gouvernance… mais de nouvelles chansons… de nouvelles créations. Aurais-je peut-être encore des choses à donner de ce coté, à partager?  Le manque de sommeil commence à se faire sentir dangereusement. Je me mets donc à écrire, sur tout ce qui me passe en tête. Faire le vide, se vider le corps sur une page blanche (ou page EverNote!).

Dans tout les cas, l’exercice me fait un grand bien et me présente un parallèle évident. Bien que nostalgique de mon époque de musicien, je réalise que celle-ci se transcende au coeur même de mon travail au quotidien. Mon travail n’est ni plus ni moins que d’être attentif aux gens qui m’entourent et savoir leur partager le meilleur de moi dans un domaine d’expertise qu’est la gestion de contenu.

Le texte de mes chansons sont les architectures de mes solutions; les mots qui s’enchaînent successivement deviennent des itérations de projet où nous avons réalisé de petits gains, oui petits, mais concrets ! Lorsque la mélodie à été ajoutée et que la chanson est complétée, le projet est terminé: les clients sont heureux et leur quotidien s’en voit amélioré!

Moi qui avait peine à travailler dernièrement, plus j’essaie de m’en détacher, plus les idées de rédaction de mon projet monte en moi, m’indiquant que mon intérieur ne cesse de travailler . Chose sûre, j’ai un bon dodo devant moi qui m’attend malgré le soleil qui se lève à l’instant. Quoi dire d’autre que je me sens privilégié ce matin de pouvoir vous partager ce petit moment de folie alors que vous dormez encore. Merci à la vie. Comme un bon ami à moi m’a déjà mentionné, il n’y a pas de hasard dans la vie, il n’y a que des rendez vous .

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Cas d’étude: Les assurances Royer Delisle

Les Assurances Royer Delisle est une société autonome en assurance de dommages, un franchisé de la Capitale assurance générales. Depuis quelques années, cette entreprise domine le marché tant au niveau de l’assurance des particuliers que des entreprises.  Oeuvrant dans un secteur de plus en plus compétitif ou les marges sont minimes, les Assurances Royer Delisle ont dû retravailler leur façon de faire pour d’accroitre leur efficacité opérationnelle, quantifier la qualité des différents liens d’ affaires, améliorer la gestion et communication interne. Tout cela dans le but de pouvoir se concentrer davantage sur leur mission, la croissance du volume d’affaire.

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Dans ce contexte, les assurances Royer Delisle ont fait appel au groupe Metalogique afin de mettre sur pied un partenariat visant à trouver les paramètres de l’équation suivante « Travailler mieux = Travailler plus efficacement supporté par de meilleures outils ». Ainsi, les membres de Metalogique se sont mis à pied d’oeuvre pour revoir le processus de gestion de l’information avec les dirigeants de l’entreprise. Il nous a fallu prendre en compte certains éléments qui commandaient un investissement de temps considérable pour la direction :
  •    Gestion du temps des employés et horaires de travail
  •    Suivi des ventes dans un intervalle de temps précis par employé et par type de produit vendu
  •    Identifier des ratios de ventes par secteur d’activité , par produit , par contact d’affaire, etc.
  •    Réassignation d’un dossier à une ressource
  •    Diffusion de l’information interne de toute sorte
Suite aux ateliers, nous avons développé sous SharePoint une application qui permet de fixer des objectifs mensuels communs pour les équipes de ventes et d’afficher visuellement l’évolution de celles-ci via un thermomètre de rendement, adjoint à cela un système simplifié de gestion du temps des employés fut mis en place permettant ainsi aux ressources de pouvoir gérer leur temps adéquatement afin de pouvoir prendre quelques heures de congé lors des moments moins sollicités.
Ventes
Concernant le volet gestion ; les gestionnaires ont des outils leur permettant de produire des rapports sur les ventes et sur les commissions, tant par employés que par région ou produit. Ces données sont ensuite exploitées par Powerview où des tableaux de gestion basés sur des données géomatiques sont produits.
Note.: Le graphique ci-bas est un exemple avec des données et valeurs fictives, en vue de protéger la confidentialité des données »
ExPowerView
Nous avons démarré un projet pilote qui a rapidement permis à l’entreprise de rencontrer ses objectifs d’affaires, en plus de constater des gains à des niveaux inattendus  :
  • Comptabilisation de chaque lien d’affaires d’affaires, produit.
  • Identification des opérations rentables vs celles qui le sont moins
  • Planification stratégique sur le développement et la mise en marché
  • Fixation d’objectifs de ventes réalistes basés sur des chiffres réels
  • Meilleure structure dans le classement des documents et de l’actif organisationnel
  • Meilleure communication entre les membres de l’équipe
Aux dires de madame Beaulieu, membre du CA de l’organisation:

Metalogique a su comprendre tous nos besoins rapidement et nous emmener des points de vue très utiles pour nous aider à performer davantage en utilisant adéquatement les bonnes solutions d’affaires pour chaque situation.  Il nous ont permis notamment d’avoir une meilleure vision pour l’atteinte de nos objectifs de ventes. Sans cet outil de travail, il nous aurait été difficile de croire qu’il est réaliste de planifier une croissance de 28% pour l’an prochain. Grâce à eux,  nous savons où concentrer nos efforts et notre rendement collectif s’en voit grandement amélioré.

Monsieur Delisle, membre du CA de l’organisation:

Le portail préparé par l’équipe de Métalogique nous permet en quelques secondes de répondre à une foule de questions à savoir par exemple  si dans une région donnée, pour un type de produit précis, notre  ratio de  vente est bon.  Nous pouvons avec cet outil planifier notre positionnement stratégique et quelques mois plus tard facilement quantifier les actions posées et se réajuster en fonction des résultats.
Merci Métalogique

Pour contacter Les assurances Royer & Delisle :
1 866 432-2049

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Stratégie d’implantation de la gestion documentaire

Note: ce billet fait suite à un billet précédent: Gestion documentaire: les profils requis à la réussite du projet.

Maintenant que nous connaissons sommairement la problématique et que nous avons défini les principaux acteurs, il est temps d’aborder le vif du sujet: la stratégie d’implémentation.

Je le rappelle, le but ultime d’un projet de gestion documentaire est de structurer l’information et de conserver l’actif organisationnel. Cela étant, il faut garder à l’esprit que son succès repose sur l’adhésion des utilisateurs. Il faut donc que la solution finale réponde à leurs besoins et facilite l’exécution de leurs tâches, tout en rencontrant les besoins plus généraux de l’organisation.

1.-  Identifier le besoin d’affaire
Plusieurs questions doivent être répondues lors de cette première étape, dont principalement:

  • Quelle est la nature des contenus que nous souhaitons héberger et conserver?
  • Quelles sont les règles et obligations auxquelles nous sommes soumis ?
  • Souhaitons-nous délester les serveurs de fichiers conventionnels, épurer les serveurs actuels ou repartons-nous à neuf dans un nouvel environnement vierge, voire une nouvelle application de gestion documentaire ?
  • Souhaitons nous indexer les contenus des répertoires réseaux pour les rendre accessibles en lecture par les utilisateurs via le moteur de recherche ?
  • Prévoyons-nous encadrer les courriels et les conversations ?
  • Doit-on transposer des contenus dans un nouveau format tel un wiki ou un blogue ?

2.- Définition du plan de classification et des règles de conservation

En collaboration avec les archivistes, il faut définir un plan et un calendrier de conservation qui englobera la majeure partie des contenus de l’organisation et ce, en prenant en compte les règles et obligations identifiées à la première étape. Ce plan concerne tant les phases actives que les phases inactives des documents.

3.- Métadonnées

Une taxonomie de métadonnées est essentielle dans un système de gestion documentaire. Deux règles doivent nous guider dans l’élaboration de celle-ci:

  • UNIFORMITÉ dans les métadonnées   Pourquoi ? Parce que c’est par l’uniformité des métadonnées que nous allons pouvoir mettre en place des stratégies de raffinement de recherche pour les contenus et permettre aux utilisateurs de forer les données selon des critères bien précis
  • Présenter le minimum de métadonnées possible à l’utilisateur. Pourquoi ? L’utilisateur ne souhaite que déposer des documents et non devenir un spécialiste en gestion documentaire. Il faut ainsi masquer le maximum de champs possibles tout en mettant en place des valeurs par défaut, de sorte que l’utilisateur, au final, n’aura que 2 ou 3 propriétés à saisir, alors qu’à la sauvegarde, un potentiel de 7 – 8 – 12 métadonnées seront automatiquement sauvegardées !

Maintenant, lesquelles :

Métadonnées génériques : 
Le Dublin Core , norme internationale de la taxonomie!
Utilisez ces propriétés à bon escient ou inspirez-vous de celles-ci. Créez avec celles-ci votre base de métadonnées génériques. Elles constitueront les assises de toute votre documentation. La plupart de ces métadonnées seront masquées, avec des valeurs par défaut invisibles aux utilisateurs. Ex.: Département, Direction, Unité administrative, Gestionnaire, etc.

Métadonnées spécifiques: 
En fonction de l’espace de gestion documentaire que vous mettez en place, une analyse des contenus est à prévoir avec les différents clients. Il est important de valider avec eux quels types de documents ils vont créer en plus de savoir quelles sont les propriétés de ces documents avec leurs domaines de valeurs. C’est ainsi qu’émergent les métadonnées spécifiques. Ces métadonnées devront être saisies par les utilisateurs.

4.- Effectuer une tournée et définir les cadres métiers
À présent, il faut déterminer quelle est l’offre de services de la solution à mettre en place. Il est privilégié de travailler par cadre métier puisqu’un métier offre une pérennité que les directions ou unités administratives ne permettent pas. On souhaite que les documents demeurent au même emplacement le plus possible (80% du temps, pour citer Pareto). Ainsi, connaissant notre structure et notre arborescence, il sera facile de planifier un calendrier et un agenda de rencontres avec nos clients afin de produire :

  • Une structure documentaire d’accueil
  • Les métadonnées spécifiques
  • Le processus d’affaires à automatiser
  • Le plan de migration des contenus
  • La sécurité et les niveaux d’autorisations

5.- Migration des contenus
Suite à l’analyse des répertoires et de la structure de métadonnées, nous pouvons prévoir et procéder à l’importation des contenus dans le nouvel espace de travail.

6.- Validation avec le client
Le propriétaire du nouvel espace doit faire une validation des contenus. Un fois la structure et les contenus migrés, il est essentiel que le client effectue une revue afin de s’assurer que tout est conforme par rapport aux besoins émis.

7.- Formation et octroi d’accès aux utilisateurs
Il ne faut pas donner accès aux utilisateurs sans avoir pris soin de partager avec eux la vision et la portée du projet, les principes directeurs de l’environnement MAIS SURTOUT sur le comment bien utiliser le nouvel outil.

Lorsque les formations appropriées sont diffusées et que les utilisateurs sont en confiance, donnez-leurs les accès nécessaires et laissez les utiliser le nouveau système.

Conclusion 

Voilà qui fait le tour du résumé de la stratégie d’implantation pour le volet documentation active. Il nous reste à regarder les stratégies d’archivage des contenus ainsi que de la diffusion de ceux-ci via une vitrine !

Restez branchés pour la suite…

Charles

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Lien vers un formulaire de propriétés Modal dans SharePoint

Historiquement, les formulaires NewForm.aspx, EditForm.aspx et DispForm.aspx étaient accessibles directement en effectuant un hyperlien sur celui-ci. Depuis la version 2010, nous avons l’option proposée est une fenêtre Modal (Popup) et pour plusieurs d’entre nous, il est impossible d’effectuer un lien vers notre formulaire Modal. Nous sommes donc contraint de remettre le bon vieux formulaire aspx pour pouvoir par la suite faire pointer un lien sur celui-ci..

Voici donc la « Recette à suivre » pour établir un lien vers une fenêtre modal

  1. Naviguer à la page ou vous souhaitez mettre le lien
  2. Ajouter un WebPart « Éditeur de contenu » ou « Éditeur de script »
  3. Ajoutez le bout de code ci-bas dans l’éditeur de script

<script type= »text/javascript » src= »/_layouts/15/sp.runtime.js »></script>
<script type= »text/javascript » src= »/_layouts/15/sp.js »></script>

<script type= »text/javascript »>

function dialogfunction(pageUrl) {
var options = { url: pageUrl, width: 540, height: 800 };
SP.SOD.execute(‘sp.ui.dialog.js’, ‘SP.UI.ModalDialog.showModalDialog’, options);
}
</script>

Ajouter votre lien Html tel que ci-dessous en prenant soin de remplacer

  • URL DE VOTRE LISTE
  • URL DE RETOUR
  • NOM DU LIEN

<a href= »# » unselectable= »on » onclick= »dialogfunction(‘URL DE VOTRE LISTE/NewForm.aspx?Source=URL DE RETOUR&RootFolder=’) »>NOM DU LIEN</a>

Joyeuses fêtes

L’an 2013 se termine bientôt et je profite de cette occasion pour vous parler de la belle aventure que nous avons vécu cette année chez Metalogique. Car derrière les spécialistes qui donnent le meilleur d’eux mêmes pour travailler conjointement avec nos clients, se cachent des gens extraordinaires qui font que notre famille Metalogique est unique.

Certes, l’équipe s’est agrandie de façon importante, mais l’esprit de corps du début est demeuré le même. Des collègues, des amis, qui sont là les uns pour les autres, dans les moments les meilleurs comme dans les moments les plus difficiles, tant sur le plan professionnel que personnel.

La diversité des intérêts de chacun donne une couleur hors du commun à Metalogique! Voici quelques exemples de cette biodiversité:
– Un coureur de canot à glace
– Un coureur de courses extrêmes
– Des sportifs
– Des gens d’ailleurs, des gens d’ici
– Un philosophe sous influence bouddhiste
– Des cyclistes
– Des musiciens et artistes
– Des mordus Androïd
– Des membres en règle de la secte Apple
– Des extravertis, des introvertis
– Des végétariens, amateurs inconditionnels de poulet
– Des fabricants d’alambics

Au fil des moments agréables comme des plus incertains, nous avons su nous appuyer les uns sur les autres et, collectivement, nous en sommes sortis gagnant.

Nous avons beaucoup appris… et il nous reste encore beaucoup a apprendre, car nous sommes condamnés à avancer et à évoluer! Nous le ferons de la bonne façon, dans le respect de tous et chacun, en créant les meilleures conditions possible pour notre épanouissement.

Je suis extrêmement fier de faire partie de cette équipe, mon équipe, notre équipe !

Du plus profond du coeur, Joyeuses fêtes à tous 🙂

Charles Xx

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Gestion documentaire : les profils requis à la réussite du projet

En continuité avec un billet que j’ai publié précédemment , nous revoilà dans le vif d’un sujet qui me passionne : l’implantation réussie d’un système de gestion documentaire !

Dans un premier temps, nous allons identifier ensemble les acteurs clés d’un tel projet. Dans le cadre du prochain billet, nous regarderons à quoi ressemble une stratégie d’implantation ainsi que du HowTo dans une solution SharePoint.

D’abord, aussi bête que cela puisse paraître, les enjeux se situent bien au-delà de la solution employée. Tout se joue au niveau de la stratégie d’implantation. Comme le disait un bon ami à moi, il n’existe pas de bonnes ou de mauvaises implémentations, il n’y a que de bonnes ou de mauvaises orchestrations…

La première étape est d’identifier et reconnaître les acteurs au dossier:

1. Les utilisateurs
Ils présentent leur arborescence aux analystes et agents de migration et définissent leur structure d’accueil et les types de contenus produits. Ils produisent les contenus dans leur espace de production documentaire.

2. Les analystes
Les analystes vont travailler de pair avec les utilisateurs et l’archiviste. En fait, les analystes vont faire l’analyse des contenus produit par les utilisateurs et ils identifieront la nature des documents produits.

Après avoir complété une grille de recensement, il vont faire appel à l’archiviste pour connaître à quelles règles sont soumis ces types de documents.

De plus, tout dépendant de la stratégie de migration des contenus, il est possible que l’analyste détermine avec ses clients la structure des répertoires d’accueil pour ceux-ci et planifie une stratégie de migration des contenus.

3. Les archivistes
Ils sont les responsables de la classification de l’actif organisationnel. Grands maîtres et protecteurs de la mémoire de l’organisation, ils ont pour responsabilité de définir les règles de conservation pour les différents types de documents et de définir clairement le processus de disposition.

Réservons l’exclusivité de ces responsabilités à ces spécialistes. Leur rôle devrait toutefois se limiter à ces tâches et leur périmètre d’opération ne devrait pas outrepasser le monde des archives. Trop souvent les projets de documentation sont pris en main par les archivistes qui, malgré toute leur bonne volonté, ont une capacité extraordinaire à générer la peur chez les utilisateurs, vu leurs compétences théoriques trop riches… dure à suivre !

4. Les responsables de l’architecture d’information
Les responsables de l’architecture d’information (généralement appelés « architectes d’information) vont travailler avec la partie active du projet, c’est à dire les gens. Ils vont définir la structure d’accueil dans laquelle les gens vont pouvoir créer / modifier / partager leurs documents. Leur défi: définir une architecture qui garantit une pérennité de l’information et qui se colle en même temps au modèle de l’entreprise.

Découper un portail en Départements peut sembler à première vue la solution évidente à faire. Dans certains contexte cela peut être vrai alors que dans d’autres, c’est tout faux. Pouvez vous me nommer, par exemple, quelque chose qui change plus souvent que des unités administratives dans un Ministère ? L’approche par métiers sera dans le cas présent davantage approprié.

5. Les agents de migration
L’agent de migration reçoit la structure de répertoire et en fait l’élaboration dans les sites d’accueil respectifs. Il établit les métadonnées par défaut qui doivent être masquées et planifie les tâches de migration de contenu, le tout arrimé avec l’équipe qui sera intégrée à l’outil de gestion documentaire.

À présent que les acteurs sont connus, nous aborderons ensemble la stratégie d’implantation dans le cadre du prochain billet.

 

Redonner aux régions avec la gestion de l’information !

En 2003, je terminais mes études en Génie Informatique à l’université de Sherbrooke. L’humble petit gars de la Mauricie que je suis rêvait de façon inconsciente d’avoir la chance d’exercer sa profession dans sa région natale. Étant un amoureux de la nature et plus particulièrement de mon chalet,  je souhaitais m’y établir de façon permanente.

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Toutefois, la réalité m’a rapidement  ramené dans le droit chemin. Étant en plus dans la crise post AN 2000! Il n’y avait que très peu d’emploi dans le secteur, j’ai donc du accepter un emploi qui se trouvait en plein coeur du plateau Mont-Royal, chez GameLoft, la division cellulaire d’UbiSoft. L’emploi et les défis étaient vraiment super! Les gens tout autant par ailleurs. Toutefois, le campagnard que je suis devait s’accoutumer à son petit balcon de 4 x 8 situé sur St-Laurent et à entendre le trafic 24h/24. Tout un choc de culture, mais quel autre choix s’offrait à moi que devoir apprivoiser le tout et me conformer à la vie urbaine.

Au travail, déjà à l’époque, notre équipe qui comptait une bonne centaine d’employés, faisait du travail a distance. En plus d’être dirigé par des équipes en France, nous faisions de l’impartition en Inde pour l’adaptation de code source pour différents modèles de téléphones cellulaires. Une bonne journée, je me suis retrouvé à discuter avec le grand patron du bureau de Montréal, qui était lui même Français, sur la valeur ajoutée d’être situé en plein coeur de Montréal. Il me fit part qu’il aimerait bien pouvoir créer une filiale à Tremblant puisque c’était un grand amateur de ski. Louable dans les circonstances… Week-end après week-ends, je m’exilais vers mon chez-moi pour revenir travailler à Montréal du lundi au vendredi.

Un jour, sachant qu’il n’y avait aucune opportunité dans ma région, je me suis mis à la recherche d’un emploi dans la belle ville de Québec. Une journée, j’ai une entrevue dans une grande firme de consultation et on m’offre l’emploi! Hourra !! Pour exactement la moitié du salaire que j’avais chez GameLoft ! J’accepte sans hésiter, car la consultation correspondait davantage à mon profil en plus de me permettre de déménager dans la ville qu’on surnommait affectueusement le plus grand village du Québec ! Mes amis de l’époque me traitaient de cinglé de quitter pour perdre autant. Aujourd’hui encore, je remercie le ciel d’avoir pris cette décision!

Ceci m’emmène au point suivant: avec les centres de services à distance où l’emplacement géographique n’a plus d’importance, combien de jeunes finissants des institutions en TI rêvent-ils comme moi de pouvoir s’établir dans leur région natale pour y mener une belle vie, valorisée par l’emploi de leur rêve, sans devoir s’exiler dans les grands centres?

Nous avons la possibilité de créer des centres de développement et de services à distance partout de nos jours. Pourquoi ne pas migrer vers la Mauricie, la Gaspésie, la Côte-Nord?  C’est trop facile de dire qu’il n’y a pas suffisamment de monde pour créer et rentabiliser ces centres. J’aime mieux croire à la phrase fétiche du film Fields Of Dreams: « Build It and They Will Come ».

Les entreprises du domaine des TI auraient intérêt à envisager sérieusement cette option. La vie en région est agréable et souvent moins chère au final. Bien des jeunes – et des moins jeunes – retourneraient volontiers « à la maison » pour exercer leur métier. Cela contribuerait à la revalorisation des régions et mettrait à la disposition de celles-ci une main-d’oeuvre qualifiée dont elles pourraient se servir pour faire fleurir d’autres projets où les TI jouent un rôle. Et existe-t-il, aujourd’hui, des projets qui ne comportent pas une part liée aux TI ?

Nous disposons d’applications collaboratives en mode infonuagique qui facilitent le travail à distance. Le lieu de résidence de deux ou plusieurs collaborateurs est sans importance. On peut se parler par l’une ou l’autre des plateformes de communications – Skype, Hangouts et autres – et travailler simultanément sur des documents en utilisant, par exemple, Google Drive, ou encore travailler une carte heuristique collectivement avec MindMeister, partager des notes avec Evernote, etc. Il n’y a plus de frontières. Internet nous connecte avec le monde.

*****

Encore aujourd’hui, je rêve du jour ou je travaillerai pour mon client du Portugal, assis confortablement dans ma chaise adirondack sur mon quai, tout en faisant le scrum matinal avec mon collègue qui à les 2 pieds dans le sable et qui regarde les vagues de la mer venir se briser sur le rivage qu’il aime tant!