Chapeau les filles!

J’ai récemment été approché par le Ministère de l’Économie, de la Science et de l’Innovation pour agir à titre de juge dans le concours Chapeau les filles, dans la catégorie Technologies de pointes.

J’ai accepté sans hésiter. D’abord parce que j’ai à cœur tout ce qui touche à la relève. Ensuite parce que j’adore écouter les histoires de gens qui sortent des sentiers battus. J’étais très curieux de voir ce qui avait amené ces filles à choisir une carrière dans les technologies de pointe.

C’est donc 19 candidatures de partout au Québec que j’ai évalué. Une fois plongée, j’ai été incapable de m’arrêter. Je ne peux vous dévoiler la gagnante mais je peux quand même vous parler d’elles un peu.

Plusieurs filles ont mentionné avoir eu un père ou un frère comme modèle. D’autres ont mentionnés avoir toujours voulu comprendre les choses qui les entourent, que ce soit un ordinateur, une application ou le drôle d’appareil que les arpenteurs utilisent sur le bord des routes. J’avoue que moi aussi je suis bien curieux de savoir à quoi sert exactement cet instrument!

Le critère qui m’a donné le plus de mal à évaluer est les stratégies mises en œuvre pour faire sa place dans un milieu masculin. À mon grand bonheur, plusieurs filles croyaient que peu importe son sexe, la passion et la rigueur de son travail reste les meilleurs ingrédients pour s’intégrer, peu importe le milieu. Bien qu’on trouve des préjugés partout, je crois que cette approche est la meilleure pour s’intégrer dans un milieu de travail, quel qu’il soit.

Mon plus grand regret est de ne pas avoir eu l’occasion de les rencontrer pour les entendre raconter leur histoire de vive voix. Ces jeunes sauront prendre le relai de leurs contemporains sans problèmes.

Un merci spécial à Marika Gagnon pour avoir pensé à moi. J’en suis très reconnaissant.

Comment mon chien m’a enseigné à devenir un meilleur consultant.

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Tashi et moi.

Après un lobby actif de près de 10 ans, ma femme m’a finalement convaincu, il y a deux ans, d’adopter un chien, soit un beau petit Morkie (croisement Yorksire/Bichon). On dit que les chiens de la famille des Terriers sont intelligents et particulièrement têtus. Je vous assure que cette réputation n’est pas surfaite. En fait, il devient obéissant à partir du moment qu’il comprend le gain à agir de telle ou de telle façon. En bon français, il veut savoir « kossé ça donne ».

Donc, lui imposer des ordres ne suffit pas. Nous devons ajuster le discours pour le ranger de notre côté, que ce soit avec une gâterie, un jeu ou une activité qu’il aime.

C’est un travail de négociation, basé sur le concept de bénéfices mutuels. Nos voisins du sud appellent cela le « what’s in it for me » (qu’est-ce que j’y gagne). Cette réflexion m’a amené à réaliser la cause de plusieurs frustrations dans le cadre de mes projets TI.

En effet, j’ai assisté plusieurs fois à des projets informatiques qui étaient initiés par le département TI de l’organisation : implantation d’un gestionnaire de contenu pour remplacer un vieux serveur de fichier, remplacement d’un système parce que celui-ci n’était plus supporté par le fabriquant, etc. Les raisons en soit étaient pertinentes, mais on prenait peu en compte les besoins réels des utilisateurs.

En fait, les TI prennent souvent pour acquis que si un outil est nouveau, il est forcément mieux et donc les utilisateurs vont naturellement l’adopter. Bien souvent, le résultat était mitigé et demandait beaucoup d’énergie en gestion du changement.

Si toutes les parties prenantes (TI, utilisateurs, gestion) n’y trouvent pas leurs comptes, il y aura de la résistance au changement. Au-delà de l’équipe qui initie le projet, il est dans l’intérêt du projet d’inclure les besoins de toutes les parties prenantes.

Dans le cas de la désuétude technologique, cela signifie que si on attend qu’un produit ou qu’un équipement soit en fin de vie pour préparer son changement, on se donne une pression indue. Il faut planifier l’arrivée des nouvelles versions bien avant le projet de migration, pour que les utilisateurs puissent identifier les gains à obtenir et qu’ils soient pris en compte dans le projet de migration.

Bref, quand tout le monde y trouve son compte, il y a bien moins d’entêtement.

Pour ou contre l’utilisation du « J’aime » (ou Like) dans votre intranet.

L’arrivée des médias sociaux a popularisé le concept du J’aime sur les contenus de ses pairs, symbolisé par le désormais célèbre facebook-like_zpszniov66a-1 de Facebook.

Plusieurs de mes clients s’interrogent sur la pertinence d’introduire cette fonction dans leur intranet corporatif. Voici ce que je leur réponds.

Évaluer la pertinence

Web and HTML programming flat illustrationLa fonction J’aime a comme objectif de guider nos choix de lecture vers les contenus les plus pertinents (certains diront populaire et je ne les contredirai pas). Dans un contexte où tout le monde a le même poids éditorial, par exemple vos amis Facebook, c’est un outil utile pour trier rapidement l’information à consulter.

Le patron, ce J’aime ultime.

À partir de là, rendre disponibles les J’aime ou pas? Ça dépend dans quel contexte.

Pour tous les contenus à caractère corporatif :

  • les actualités;
  • les éléments liés aux ressources humaines (conditions de travail, rémunération, etc.);
  • les procédures et instructions de travail;

Il est inutile de permettre les J’aime, parce que ces contenus ont un poids éditorial plus important que le reste. Autrement dit, avant de publier, il y a un gestionnaire qui a exercé son J’aime et c’est le seul qui compte. Les employés n’ont pas à apprécier (ou non) ces contenus, l’organisation a déjà statué sur la pertinence de ces contenus.

Est-ce qu’on se connaît?

Pour tous les contenus de nature collaborative, c’est une autre histoire. Si vous avez un nombre restreint de contributeurs et que les membres d’une même équipe se connaissent très bien, vos utilisateurs vont déjà avoir leurs propres échelles de pertinence et vont déterminer rapidement quels auteurs sont crédibles et pertinents.

Si vos employés se connaissent peu (par exemple, une communauté de pratique répartie dans plusieurs pays), ça peut devenir intéressant pour les aider à évaluer la pertinence de tel ou tel contenu.

Ça peut également être une façon d’encourager le personnel à s’impliquer davantage dans la rédaction de contenus. Ces J’aime ont un pouvoir insoupçonnés sur l’ego et ce pouvoir ne doit pas être pris à la légère. Certains mettront beaucoup d’efforts dans l’espoir d’aller chercher l’adhésion des autres employés et ainsi une certaine popularité.

Assurez-vous toutefois que la culture de votre organisation valorise l’utilisation du temps de travail pour du partage de connaissances entre les pairs. Sinon, communiquez clairement les balises au personnel.

J’espère que ces informations vous aideront à baliser l’utilisation des J’aime dans vos intranets respectifs.

 

Intranet versus Outlook : round 2

Lors du dernier billet, j’expliquais qu’à mon avis, l’intranet devrait être le premier arrêt de ma journée de travail (après la machine à café bien entendu!). En effet, c’est l’intranet qui devrait me communiquer le contenu de ma journée de travail, puisque l’intranet est également l’endroit où se trouvent mes outils de productivité, les documents de référence, etc. Pourquoi ne pas tout avoir sous un même toit? En fait, c’est maintenant possible avec Office 365. Mais d’abord, laissez-moi vous expliquer mes principaux reproches à propos d’Outlook.

  1. Par définition, mes courriels sont dans un espace privé. Mes collègues n’ont pas accès à ma boîte de courriels. Donc si je dois m’absenter, mon remplaçant (ou successeur) n’aura pas accès aux échanges, à mon historique de dossier, etc.
  2. Les pièces jointes sont une plaie pour les organisations. Les fichiers joints sont souvent des copies de fichiers déjà disponibles ailleurs. Donc, on augmente les risques de travailler avec la mauvaise version du fichier. C’est sans compter l’espace disque que prennent toutes ces copies et les coûts qui s’en suivent.
  3. Les tâches d’Outlook n’affichent que celles qui me sont assignées via Outlook. Je n’ai qu’une vue partielle des tâches à accomplir.

Office 365, ça mange quoi en hiver?

Pour ceux qui sont un peu familiers avec les produits Microsoft, Office 365 regroupe essentiellement les fonctions de 3 grandes familles de produits :

  • Exchange (les fonctions associées à Outlook : courriel, tâches, calendrier, bottin d’entreprise) ;
  • Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, etc.) ;
  • SharePoint (répertoires de documents gérés par métadonnées, pages Web, etc.).

À cette base s’ajoute une série d’outils complémentaires, qui sont souvent des amalgames de fonctions déjà offertes par Exchanges, Office et SharePoint, par exemple :

  • One Drive (répertoire de documents) ;
  • Groups (liste d’envois, calendrier, notes et répertoire de documents) ;
  • Skype for business (messagerie instantanée) ;
  • PowerBI (tableaux de bord) ;
  • Et j’en passe.

Comment commence ma journée dans Office 365?

Les trois premières questions que je me pose en arrivant au bureau :

  1. Est-ce que j’ai des rendez-vous?
  2. Est-ce que j’ai des tâches à accomplir?
  3. Est-ce que j’ai raté quelque chose d’important?

1.    Un calendrier complet

Interface calendrier Office 365Les groupes et les sites de collaboration ont une fonction de calendrier qui permet par exemple d’afficher les conférences, les formations ou les rencontres d’équipe. La fonction de calendrier d’Office365 permet de superposer ces différents calendriers avec son calendrier personnel. Ainsi, vous pouvez facilement voir si vous avez le temps d’assister à cette formation sur la gestion du stress.

2.    Planner : toutes vos tâches quotidiennes. Toutes

Interface Planner Office 365Planner est le petit dernier de la suite Office 365. C’est un outil qui se situe entre la fonction de tâches d’Outlook et de Project. Inspiré de l’agilité, c’est un outil génial pour s’envoyer rapidement des assignations entre collègues. Sa plus grande force est sans aucun doute sa vision horizontale. En effet, une interface « Mes tâches » permet de visualiser l’ensemble des tâches qui me sont assignées, tous projets confondus. C’est super pratique.

Des tableaux de bord sont également inclus dans l’application et donnent une vue d’ensemble de l’avancement des projets.

Bon, ce n’est pas parfait. En mettant l’accent sur la facilité d’utilisation, des raccourcis ont été pris au niveau des fonctions disponibles. Ça ne calcule pas la capacité (on peut vous enterrer de travail sans s’en rendre compte), les notifications sont à améliorer, etc.

Le produit va sûrement gagner en maturité dans les prochains mois. C’est déjà un outil fantastique pour faciliter la gestion des tâches courantes. Définitivement un de mes coups de cœur de 2016.

3.    Delve ou la page d’accueil intelligente

Interface-DelveUne fois que je connais les priorités de ma journée, je veux prendre quelques minutes pour me synchroniser avec le reste de l’organisation. Pour ce faire, il y a Delve.

Delve est un agrégateur de contenu qui puise sa source dans les différentes applications d’Office 365. Ça me fait un peu penser aux murs de Facebook et de LinkedIn, version corporative.

En un coup d’œil, vous avez accès aux contenus qui ont bougé dans l’organisation, peu importe leurs emplacements (courriels, documents, etc.), en fonction des collègues que vous suivez. Vous pouvez suivre certains employés et voir les fichiers qu’ils sont mis à jour, comment les joindre, etc.

À mon avis, d’ici quelques années ce type d’application remplacera complètement le concept de page d’accueil d’intranet.

Évidemment, si vous n’avez pas accès à un contenu, Delve se charge de filtrer ces contenus selon vos droits d’accès.

Bye bye Outlook? Presque…

Est-ce que je peux complètement me départir d’Outlook? Pas tout à fait. D’abord, parce que chaque fonction d’Office 365 est traitée comme une « apps » (application mobile). On se retrouve très vite avec une multitude d’onglets ouverts dans notre fureteur Web. Les notifications courriel restent un bon moyen pendant la journée de savoir ce qui se passe.

Toutefois, le rôle d’Outlook change, car le contenu n’est pas véhiculé dans le courriel, ce dernier agit comme un outil de notification. On peut supprimer ces courriels rapidement et les collègues peuvent facilement prendre le relais de mes dossiers parce que l’information est disponible.

Intranet versus Outlook : round 1

Au cours de ma carrière, j’ai trop souvent assisté au débat suivant : doit-on forcer l’ouverture du fureteur Web avec la page de l’intranet par défaut lors du démarrage du poste de travail?

À cela, je réponds toujours la même chose : êtes-vous obligé de forcer l’ouverture d’Outlook pour inciter les employés à l’utiliser?

Bref, mon critère de succès pour un intranet est simple : devenir tellement pertinent pour que l’utilisateur commence systématiquement sa journée en ouvrant l’intranet.

Pourquoi les employés de bureau commencent-ils leur journée en ouvrant Outlook? Parce qu’ils peuvent rapidement savoir :

  • L’agenda de la journée ;
  • Les tâches à accomplir (souvent via les courriels reçus) ;
  • Ce qui s’est passé récemment (via les courriels reçus).

La principale erreur des gestionnaires d’intranet (je pense surtout aux directions de communications ici) est de penser que l’intranet est avant tout un outil de communication interne. C’est vrai que la majorité des employés sont curieux de ce qui se passe dans leur organisation, mais ils ne feront pas un détour pour lire les nouvelles de la page d’accueil de votre intranet. Comme les responsables des communications internes redoutent que les employés ne lisent pas l’intranet, ils envoient de toute façon les communications les plus importantes par courriel, ce qui ne fait qu’aggraver le problème. Il faut donc les attirer autrement.

Qu’est-ce que les employés veulent savoir avant tout? Quelle est la prochaine tâche à accomplir, aussi simple que cela. Présentement, c’est trop souvent Outlook qui fournit cette réponse. Pourtant, je crois depuis longtemps que c’est plutôt le rôle d’un intranet de me dire rapidement de quoi sera faite ma journée. C’est simplement une façon différente de véhiculer l’information dans l’organisation.

Avec Office 365, je pense que mon rêve est maintenant à portée de main.

Je vous explique pourquoi dans le prochain billet.

Les paradoxes de la société du savoir

Il ne fait plus aucun doute maintenant que nous sommes entrés dans l’ère de la société du savoir. En l’espace d’à peine 20 ans, Internet a bouleversé de manière profonde l’humanité toute entière et nous commençons à peine à en comprendre les différents impacts.

À mon avis, il reste encore un pas important à accomplir dans cette nouvelle ère. En effet, si nous bénéficions à chaque jour des bienfaits de cet accès facile à l’information, nous avons encore beaucoup de difficulté à en reconnaître la vraie valeur.

Bien que nous soyons enclins à dépenser pour le matériel donnant accès à Internet (téléphone, tablette, connexion Internet, etc.), nous sommes encore très réticents à mettre le même montant sur le contenu que l’on consomme. Pourtant, à quoi servent ces appareils sans contenus

Internet, en démocratisant la diffusion de contenu, a offert au monde le moyen de partager son savoir sur une base volontaire. Cette notion de partage est au coeur de la révolution d’Internet, avec des initiatives comme Wikipédia, la culture du logiciel libre ou encore l’engouement pour les médias sociaux.

La valeur des contenus est incomprise

Cette culture a cependant créé des effets pervers. Tout d’abord, elle laisse croire que toutes les informations ont la même valeur.

Par exemple, n’importe quel blogueur peut colporter des rumeurs sans fondement, avec sensiblement la même crédibilité d’un journaliste établi qui prend un soin jaloux de valider ses sources.

Un autre exemple est la culture du piratage de contenu, que ce soit des photos, de la musique, des films ou des logiciels. On oublie que les créateurs de ces contenus ont mis du temps, des efforts pour produire ces contenus et qu’ils les partagent sur le Web pour se faire connaître, pas nécessairement pour donner le fruit de leurs créations.

Certains diront (surtout dans le cas de la musique ou des films) que les studios sont déjà assis sur des fortunes et qu’ils n’ont pas besoin de notre argent. C’est paradoxal d’affirmer cela tout en donnant des centaines de dollars à Apple, à Samsung et aux autres Bell de ce monde, non ?

Reconnaître la valeur des contenus que nous consommons.

Premièrement, pouvoir faire la différence entre un contenu donné et un contenu partagé. Par exemple, si je publie une vidéo qui explique comment faire la tarte au sucre de ma mère, vous êtes libre d’essayer la recette à la maison, je n’attends pas de royauté de votre part. Par contre, lorsque je publie une photo sur Flick’r ou 500px, je la partage. Vous pouvez admirer la photo, mais vous n’avez pas la permission de copier ma photo pour décorer votre salon ou votre présentation PowerPoint.

Pour faire face au piratage, le milieu de la musique est en train de passer du contenu partagé au contenu donné. Alors que dans les années 80 et 90, les artistes tiraient l’essentiel de leurs revenus sur la vente d’albums, les chansons servent maintenant à mousser les concerts, dont le prix des billets a explosé dans les dernières années.

La location par abonnement est également de plus en plus populaire, que ce soit NetFlix pour les films, Spotify pour la musique ou Adobe Creative Cloud et Office365 pour les logiciels. La facture, plus modeste, rend ces produits plus attirants pour plusieurs utilisateurs.

Deuxièmement, il faut trouver normal de payer pour un contenu de qualité. À mon avis, pour chaque dollar dépensé en équipement, nous devrions être prêts à payer deux dollars pour du contenu. Par contenu, j’inclus une licence pour un logiciel, l’achat ou l’abonnement à un service d’accès à de la musique, aux films, aux photos, aux livres et bien d’autres.

En encourageant les producteurs de contenus, on s’assure de créer un écosystème en santé en motivant les créateurs à poursuivre leur mission.

 

 

 

Les qualités d’un bon chargé de projets TI.

Récemment, j’avais une discussion sur les qualités que devait avoir un bon chargé de projet TI, ou de manière plus large, qu’est-ce qu’un bon leader? Nous avons parlé de l’importance d’avoir une vision et des objectifs clairs, d’inspirer les membres de l’équipe à atteindre ces objectifs et de trouver le juste équilibre dans l’autonomie à donner dans l’exécution des tâches.
J’ai continué ma réflexion après coup pour essayer de trouver une image forte qui résumait notre pensée. Cette réflexion m’a amené du côté des jeux vidéos. Qu’est-ce qu’un jeu vidéo au fond?

  • Un petit groupe de tâches à exécuter en vue d’un objectif précis.
  • Une gratification immédiate une fois l’objectif atteint, soit une valorisation accompagnée d’une amélioration des habiletés.
  • L’accumulation de ces objectifs doit mener à la réussite d’une mission plus globale.
  • Et surtout, la réalisation de tout cela doit se faire dans un esprit de compétition à caractère ludique.

Donc, à mon avis, le défi d’un chargé de projet se résume à convertir son projet, à un niveau conceptuel, à un jeu vidéo.

  1. Bien transmettre à l’équipe comment compléter le jeu.
  2. Découper son projet en « tableaux ».
  3. Trouver le bon niveau de difficulté pour chaque tableau afin que l’employé puisse se dépasser.
  4. Le gratifier à la fin de chaque étape réussie et lui montrer les compétences acquises par ce tableau.
  5. Amener l’équipe à s’unir lorsqu’un tableau est trop complexe à compléter seul.
  6. S’assurer de garder une atmosphère de franche camaraderie tout au long du projet.

Qu’en pensez-vous?