Chapeau les filles!

J’ai récemment été approché par le Ministère de l’Économie, de la Science et de l’Innovation pour agir à titre de juge dans le concours Chapeau les filles, dans la catégorie Technologies de pointes.

J’ai accepté sans hésiter. D’abord parce que j’ai à cœur tout ce qui touche à la relève. Ensuite parce que j’adore écouter les histoires de gens qui sortent des sentiers battus. J’étais très curieux de voir ce qui avait amené ces filles à choisir une carrière dans les technologies de pointe.

C’est donc 19 candidatures de partout au Québec que j’ai évalué. Une fois plongée, j’ai été incapable de m’arrêter. Je ne peux vous dévoiler la gagnante mais je peux quand même vous parler d’elles un peu.

Plusieurs filles ont mentionné avoir eu un père ou un frère comme modèle. D’autres ont mentionnés avoir toujours voulu comprendre les choses qui les entourent, que ce soit un ordinateur, une application ou le drôle d’appareil que les arpenteurs utilisent sur le bord des routes. J’avoue que moi aussi je suis bien curieux de savoir à quoi sert exactement cet instrument!

Le critère qui m’a donné le plus de mal à évaluer est les stratégies mises en œuvre pour faire sa place dans un milieu masculin. À mon grand bonheur, plusieurs filles croyaient que peu importe son sexe, la passion et la rigueur de son travail reste les meilleurs ingrédients pour s’intégrer, peu importe le milieu. Bien qu’on trouve des préjugés partout, je crois que cette approche est la meilleure pour s’intégrer dans un milieu de travail, quel qu’il soit.

Mon plus grand regret est de ne pas avoir eu l’occasion de les rencontrer pour les entendre raconter leur histoire de vive voix. Ces jeunes sauront prendre le relai de leurs contemporains sans problèmes.

Un merci spécial à Marika Gagnon pour avoir pensé à moi. J’en suis très reconnaissant.

Advertisements

Manage Office 365 Group Creation… the right way

If you have an Office 365 subscription in your organization, you probably know by now that your users can create what is called an Office 365 Group. Don’t get me wrong, it’s an awesome feature with so many possibilities BUT, you need to manage it correctly. Even in a business with less than 50 employees, it can quickly become a mess if not managed.

Why? First, the feature is activated by default meaning that any user can create an Office 365 Group which in turn creates a security group in your AzureAD, a distribution list in your Exchange, a site collection in SharePoint, a plan in Planner and a few other things.

The second point is that management tools associated with O365 Groups are almost non-existent beside using PowerShell which is not an optimal tool for an SMB where there might not be an IT guy. This may only seem a minor annoyance but if you have 50 users who decide to create a O365 Group from the SharePoint Home, Microsoft Teams, Outlook or even Yammer as a test or even for a real use, it doesn’t take very long before you have a several of site collections that are duplicated, unmanaged or unused in your tenant.

So why am I doing a blog post about this? Number 1, if you want to allow the Office 365 group creation capability but only by limited group of users, Microsoft offer you a super handy guide but it doesn’t work because it’s not up to date. Number 2, to remind you that SharePoint and Office 365 is a thing, a very important thing!

How do you manage that pesky Office 365 Group creation?

Note: If you want to completely disable the Office 365 groups in your tenant you can do it from here: https://portal.office.com/adminportal/home#/Settings/ServicesAndAddIns but you will miss out on a very powerful feature of O365.

The official Microsoft guide to do it is available here https://goo.gl/V0Kx9N . The main problem is that the correct version of one of the requirements is not available anymore.

UPDATE as of 2017/04/11: The Microsoft guide has been updated to reflect the changes to the PowerShell modules.

The note mention that you need the version 1.1.130.0 Preview version but the link points to the 1.1.166.0 GA version. A normal human being would say it’s not a problem since surely the 1.1.166.0 version is a later version than 1.1.130.0 thus it contains everything from the previous one. NO that’s not how it works! I won’t do it but if you want to go into details about that read https://goo.gl/TRljUj .

Now what is the solution:

  1. Install the listed prerequisites (use the 1.1.166.0 version for the second one).
  2. Also, install the Azure Active Directory V2 PowerShell module (https://goo.gl/my1zQg) using the PowerShell command: Install-Module -Name AzureADPreview
  3. Proceed with the steps 1 and 2 of the Microsoft guide.
  4. At steps 3, things get a bit different as the powershell commands changed in the V2 of the PowerShell module. To create a new Group settings objects, use the following commands:

Connect-AzureAD
Get-AzureADGroup -SearchString "NAME_OF_YOUR_SECURITY_GROUP"
$template = Get-AzureADDirectorySettingTemplate | where-object {$_.displayname -eq "Group.Unified"}
$setting = $template.CreateDirectorySetting()
$setting["EnableGroupCreation"] = "false"
$setting["GroupCreationAllowedGroupId"] = "ID_OF_YOUR_SECURITY_GROUP"
New-AzureADDirectorySetting -DirectorySetting $setting

If you want to edit a Group settings object instead of creating a new one, the easiest way I found is to use the following script:

Connect-AzureAD
Get-AzureADDirectorySetting
Remove-AzureADDirectorySetting -Id "ID_OF_YOUR_AZUREAD_SETTING"

After this you can simply recreate the AzureADDirectorySetting using the previous procedure. I used this approach because the $setting.GetSettingsValue() method from the Microsoft procedure doesn’t seem to exist anymore in the AzureADPreview module and I haven’t found a replacement.

Now you can now test that only the Admin Office 365 Group can create groups using either graph of try create one with a non admin account.

More to come on the governance part in my next post!

Comment mon chien m’a enseigné à devenir un meilleur consultant.

10850118_10152686579689807_8263360832629674893_n

Tashi et moi.

Après un lobby actif de près de 10 ans, ma femme m’a finalement convaincu, il y a deux ans, d’adopter un chien, soit un beau petit Morkie (croisement Yorksire/Bichon). On dit que les chiens de la famille des Terriers sont intelligents et particulièrement têtus. Je vous assure que cette réputation n’est pas surfaite. En fait, il devient obéissant à partir du moment qu’il comprend le gain à agir de telle ou de telle façon. En bon français, il veut savoir « kossé ça donne ».

Donc, lui imposer des ordres ne suffit pas. Nous devons ajuster le discours pour le ranger de notre côté, que ce soit avec une gâterie, un jeu ou une activité qu’il aime.

C’est un travail de négociation, basé sur le concept de bénéfices mutuels. Nos voisins du sud appellent cela le « what’s in it for me » (qu’est-ce que j’y gagne). Cette réflexion m’a amené à réaliser la cause de plusieurs frustrations dans le cadre de mes projets TI.

En effet, j’ai assisté plusieurs fois à des projets informatiques qui étaient initiés par le département TI de l’organisation : implantation d’un gestionnaire de contenu pour remplacer un vieux serveur de fichier, remplacement d’un système parce que celui-ci n’était plus supporté par le fabriquant, etc. Les raisons en soit étaient pertinentes, mais on prenait peu en compte les besoins réels des utilisateurs.

En fait, les TI prennent souvent pour acquis que si un outil est nouveau, il est forcément mieux et donc les utilisateurs vont naturellement l’adopter. Bien souvent, le résultat était mitigé et demandait beaucoup d’énergie en gestion du changement.

Si toutes les parties prenantes (TI, utilisateurs, gestion) n’y trouvent pas leurs comptes, il y aura de la résistance au changement. Au-delà de l’équipe qui initie le projet, il est dans l’intérêt du projet d’inclure les besoins de toutes les parties prenantes.

Dans le cas de la désuétude technologique, cela signifie que si on attend qu’un produit ou qu’un équipement soit en fin de vie pour préparer son changement, on se donne une pression indue. Il faut planifier l’arrivée des nouvelles versions bien avant le projet de migration, pour que les utilisateurs puissent identifier les gains à obtenir et qu’ils soient pris en compte dans le projet de migration.

Bref, quand tout le monde y trouve son compte, il y a bien moins d’entêtement.

Intranet versus Outlook : round 2

Lors du dernier billet, j’expliquais qu’à mon avis, l’intranet devrait être le premier arrêt de ma journée de travail (après la machine à café bien entendu!). En effet, c’est l’intranet qui devrait me communiquer le contenu de ma journée de travail, puisque l’intranet est également l’endroit où se trouvent mes outils de productivité, les documents de référence, etc. Pourquoi ne pas tout avoir sous un même toit? En fait, c’est maintenant possible avec Office 365. Mais d’abord, laissez-moi vous expliquer mes principaux reproches à propos d’Outlook.

  1. Par définition, mes courriels sont dans un espace privé. Mes collègues n’ont pas accès à ma boîte de courriels. Donc si je dois m’absenter, mon remplaçant (ou successeur) n’aura pas accès aux échanges, à mon historique de dossier, etc.
  2. Les pièces jointes sont une plaie pour les organisations. Les fichiers joints sont souvent des copies de fichiers déjà disponibles ailleurs. Donc, on augmente les risques de travailler avec la mauvaise version du fichier. C’est sans compter l’espace disque que prennent toutes ces copies et les coûts qui s’en suivent.
  3. Les tâches d’Outlook n’affichent que celles qui me sont assignées via Outlook. Je n’ai qu’une vue partielle des tâches à accomplir.

Office 365, ça mange quoi en hiver?

Pour ceux qui sont un peu familiers avec les produits Microsoft, Office 365 regroupe essentiellement les fonctions de 3 grandes familles de produits :

  • Exchange (les fonctions associées à Outlook : courriel, tâches, calendrier, bottin d’entreprise) ;
  • Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, etc.) ;
  • SharePoint (répertoires de documents gérés par métadonnées, pages Web, etc.).

À cette base s’ajoute une série d’outils complémentaires, qui sont souvent des amalgames de fonctions déjà offertes par Exchanges, Office et SharePoint, par exemple :

  • One Drive (répertoire de documents) ;
  • Groups (liste d’envois, calendrier, notes et répertoire de documents) ;
  • Skype for business (messagerie instantanée) ;
  • PowerBI (tableaux de bord) ;
  • Et j’en passe.

Comment commence ma journée dans Office 365?

Les trois premières questions que je me pose en arrivant au bureau :

  1. Est-ce que j’ai des rendez-vous?
  2. Est-ce que j’ai des tâches à accomplir?
  3. Est-ce que j’ai raté quelque chose d’important?

1.    Un calendrier complet

Interface calendrier Office 365Les groupes et les sites de collaboration ont une fonction de calendrier qui permet par exemple d’afficher les conférences, les formations ou les rencontres d’équipe. La fonction de calendrier d’Office365 permet de superposer ces différents calendriers avec son calendrier personnel. Ainsi, vous pouvez facilement voir si vous avez le temps d’assister à cette formation sur la gestion du stress.

2.    Planner : toutes vos tâches quotidiennes. Toutes

Interface Planner Office 365Planner est le petit dernier de la suite Office 365. C’est un outil qui se situe entre la fonction de tâches d’Outlook et de Project. Inspiré de l’agilité, c’est un outil génial pour s’envoyer rapidement des assignations entre collègues. Sa plus grande force est sans aucun doute sa vision horizontale. En effet, une interface « Mes tâches » permet de visualiser l’ensemble des tâches qui me sont assignées, tous projets confondus. C’est super pratique.

Des tableaux de bord sont également inclus dans l’application et donnent une vue d’ensemble de l’avancement des projets.

Bon, ce n’est pas parfait. En mettant l’accent sur la facilité d’utilisation, des raccourcis ont été pris au niveau des fonctions disponibles. Ça ne calcule pas la capacité (on peut vous enterrer de travail sans s’en rendre compte), les notifications sont à améliorer, etc.

Le produit va sûrement gagner en maturité dans les prochains mois. C’est déjà un outil fantastique pour faciliter la gestion des tâches courantes. Définitivement un de mes coups de cœur de 2016.

3.    Delve ou la page d’accueil intelligente

Interface-DelveUne fois que je connais les priorités de ma journée, je veux prendre quelques minutes pour me synchroniser avec le reste de l’organisation. Pour ce faire, il y a Delve.

Delve est un agrégateur de contenu qui puise sa source dans les différentes applications d’Office 365. Ça me fait un peu penser aux murs de Facebook et de LinkedIn, version corporative.

En un coup d’œil, vous avez accès aux contenus qui ont bougé dans l’organisation, peu importe leurs emplacements (courriels, documents, etc.), en fonction des collègues que vous suivez. Vous pouvez suivre certains employés et voir les fichiers qu’ils sont mis à jour, comment les joindre, etc.

À mon avis, d’ici quelques années ce type d’application remplacera complètement le concept de page d’accueil d’intranet.

Évidemment, si vous n’avez pas accès à un contenu, Delve se charge de filtrer ces contenus selon vos droits d’accès.

Bye bye Outlook? Presque…

Est-ce que je peux complètement me départir d’Outlook? Pas tout à fait. D’abord, parce que chaque fonction d’Office 365 est traitée comme une « apps » (application mobile). On se retrouve très vite avec une multitude d’onglets ouverts dans notre fureteur Web. Les notifications courriel restent un bon moyen pendant la journée de savoir ce qui se passe.

Toutefois, le rôle d’Outlook change, car le contenu n’est pas véhiculé dans le courriel, ce dernier agit comme un outil de notification. On peut supprimer ces courriels rapidement et les collègues peuvent facilement prendre le relais de mes dossiers parce que l’information est disponible.

Monsieur Trump, Comment le FBI a-t-il pu Analyser 650 000 Emails en 8 jours (Explications)

 

image001

Lors des dernières présidentielles, en toute fin de parcours le FBI a blanchi Mme Clinton suite à l’analyse de plus de 600 000 courriels. De son coté, M. Trump a formulé un fait des plus intéressants, bien que rempli de sarcasmes !! 

« Le FBI blanchit (encore) Clinton : il a analysé 650 000 emails en 8 jours (contre 10 mois pour en lire 30 000 la 1ere fois) » Référence : http://theweek.com/speedreads/659966/trump-advisers-insist-fbi-couldnt-have-examined-650000-emails-8-days

La réponse peut sembler complexe, mais elle est en fait toute simple : la voici !

En se basant sur un Algorythme Sémantique, les spécialistes informatiques sont en mesure d’analyser l’ensemble des courriels (les 650 000 célèbres courriels en l’occurence) pour en extraire les concepts clés basés sur des critères prédéfinis par le FBI. De cette façon, le FBI est en mesure d’identifier clairement les courriels dont les contenus se rapportent directement à des éléments qui auraient pu inculper Mme Clinton. Au final, c’est peut-être quelques dizaines de courriel qui ont été lus par les agents du FBI, la grande majorité des courriels ayant été analysés de manière automatisée.

Mais comment ça fonctionne ?

La Sémantique transforme ainsi les données non structurées en utilisant le traitement automatique du langage naturel (TALN), des heuristiques, la nature grammaticale des mots et la reconnaissance de modèles. La puissance de l’architecture du moteur de règles permet à l’API Sémantique de s’adapter et s’ajuster aux besoins d’information spécifiques et aux domaines d’affaires.

Voici un exemple du fonctionnement :

 image002 

On voit ici clairement l’extraction des concepts clés du document suivant :

·         Location
·         Company
·         Concept
·         Date
·         Amount

Autre exemple :

image003 

 

Cher M. Trump, avec les outils et l’expertise de pointe qui existent actuellement sur le marché, il est en effet véridique d’admettre qu’une telle vérification est possible et ce très aisément.

Pas seulement pour le FBI !

Les outils d’analyse sémantique ne servent pas qu’aux agents du FBI ! Cette technologique est désormais disponible pour les entreprises. Elle permet notamment de dresser un inventaire complet des fichiers de votre organisation. Cet outil est particulièrement utile pour identifier les doublons en circulation ou pour découvrir si des informations sensibles sont stockés à des endroits vulnérables, comme par exemple le poste de travail d’un employé. 

En partenariat avec Coginov, nous pouvons implanter cet outil d’analyse dans votre organisation et vous accompagner dans l’analyse des résultats.   

 

Rendre le ruban « Format text » disponible dans une page d’application SharePoint

En travaillant sur l’intranet d’un client dans SharePoint, j’ai eu besoin de permettre d’éditer du texte avec le ruban de SharePoint dans une page d’application. J’ai pensé que ça pourrait être utile à d’autres personnes alors j’ai décidé de partager la solution.

Premièrement, il est important de noter que le comportement désiré s’applique sur un div et non une boîte de texte. Donc, une fois la page d’application créée, il faut ajouter un div à l’endroit où on veut le champ pour éditer le texte. Ce div doit avoir les classes suivantes : « ms-rtestate-field ms-rtestate-write ms-inputuserfield ms-long ».  Il faut aussi lui assigner « this.contentEditable=’true’; » pour l’événement onclick.

Div éditable - html du div

Lors d’un postback, le div perd le texte saisi. Il faut donc implémenter une façon de conserver le contenu. Il faut donc ajouter un contrôle hidden dans la page et l’utiliser pour conserver le texte. J’ai donc ajouté les fonctions JavaScript suivantes :

Code js pour conserver le contenu du div au reload

La fonction « TransfererHtmlDansControleCache » est appelée par l’événement onclick du bouton « Enregistrer » dans ma page d’application. Dans mon cas, j’ai besoin de conserver le contenu dans le property bag afin que l’utilisateur puisse l’éditer à nouveau quand il retourne dans la page d’application et afin de pouvoir y accéder de partout.

Il est important aussi de rendre le ruban visible dans la page en ajoutant le code suivant dans la fonction « Page_Load » :

Code c# pour afficher le ruban

Et voilà, c’est maintenant prêt à être utilisé !

Div éditable - Pas le focus

Afin que l’utilisateur puisse rapidement repérer la zone d’édition, j’ai ajouté un contour au div. Comme vous pouvez le constater, le ruban n’est pas disponible au départ. Il faut cliquer dans le div pour que celui-ci apparaisse. L’onglet pour insérer certains contrôles est également disponible.

Div éditable - Onglet Format textDiv éditable - Onglet Insert

Le bouton « Aperçu » permet d’afficher le contenu qui a été enregistré dans le property bag. Comme vous pouvez le constater, les styles s’appliquent bien lorsque le texte est affiché dans une autre page.

Exemple du popup

Bon développement !

Référence

http://blog.bonzai-intranet.com/analysthq/2014/09/cross-browser-richtext-editor-solution-for-sharepoint/

Les paradoxes de la société du savoir

Il ne fait plus aucun doute maintenant que nous sommes entrés dans l’ère de la société du savoir. En l’espace d’à peine 20 ans, Internet a bouleversé de manière profonde l’humanité toute entière et nous commençons à peine à en comprendre les différents impacts.

À mon avis, il reste encore un pas important à accomplir dans cette nouvelle ère. En effet, si nous bénéficions à chaque jour des bienfaits de cet accès facile à l’information, nous avons encore beaucoup de difficulté à en reconnaître la vraie valeur.

Bien que nous soyons enclins à dépenser pour le matériel donnant accès à Internet (téléphone, tablette, connexion Internet, etc.), nous sommes encore très réticents à mettre le même montant sur le contenu que l’on consomme. Pourtant, à quoi servent ces appareils sans contenus

Internet, en démocratisant la diffusion de contenu, a offert au monde le moyen de partager son savoir sur une base volontaire. Cette notion de partage est au coeur de la révolution d’Internet, avec des initiatives comme Wikipédia, la culture du logiciel libre ou encore l’engouement pour les médias sociaux.

La valeur des contenus est incomprise

Cette culture a cependant créé des effets pervers. Tout d’abord, elle laisse croire que toutes les informations ont la même valeur.

Par exemple, n’importe quel blogueur peut colporter des rumeurs sans fondement, avec sensiblement la même crédibilité d’un journaliste établi qui prend un soin jaloux de valider ses sources.

Un autre exemple est la culture du piratage de contenu, que ce soit des photos, de la musique, des films ou des logiciels. On oublie que les créateurs de ces contenus ont mis du temps, des efforts pour produire ces contenus et qu’ils les partagent sur le Web pour se faire connaître, pas nécessairement pour donner le fruit de leurs créations.

Certains diront (surtout dans le cas de la musique ou des films) que les studios sont déjà assis sur des fortunes et qu’ils n’ont pas besoin de notre argent. C’est paradoxal d’affirmer cela tout en donnant des centaines de dollars à Apple, à Samsung et aux autres Bell de ce monde, non ?

Reconnaître la valeur des contenus que nous consommons.

Premièrement, pouvoir faire la différence entre un contenu donné et un contenu partagé. Par exemple, si je publie une vidéo qui explique comment faire la tarte au sucre de ma mère, vous êtes libre d’essayer la recette à la maison, je n’attends pas de royauté de votre part. Par contre, lorsque je publie une photo sur Flick’r ou 500px, je la partage. Vous pouvez admirer la photo, mais vous n’avez pas la permission de copier ma photo pour décorer votre salon ou votre présentation PowerPoint.

Pour faire face au piratage, le milieu de la musique est en train de passer du contenu partagé au contenu donné. Alors que dans les années 80 et 90, les artistes tiraient l’essentiel de leurs revenus sur la vente d’albums, les chansons servent maintenant à mousser les concerts, dont le prix des billets a explosé dans les dernières années.

La location par abonnement est également de plus en plus populaire, que ce soit NetFlix pour les films, Spotify pour la musique ou Adobe Creative Cloud et Office365 pour les logiciels. La facture, plus modeste, rend ces produits plus attirants pour plusieurs utilisateurs.

Deuxièmement, il faut trouver normal de payer pour un contenu de qualité. À mon avis, pour chaque dollar dépensé en équipement, nous devrions être prêts à payer deux dollars pour du contenu. Par contenu, j’inclus une licence pour un logiciel, l’achat ou l’abonnement à un service d’accès à de la musique, aux films, aux photos, aux livres et bien d’autres.

En encourageant les producteurs de contenus, on s’assure de créer un écosystème en santé en motivant les créateurs à poursuivre leur mission.