SP2016 , Référentiel Unique pour les documents

Il va sans dire, SharePoint est une plateforme de gestion documentaire de référence dans le domaine de la documentation « Active ». Toutefois, depuis la version 2001 (Ça ne me rajeunit guère!), une grande lacune l’accablait ; le référentiel du document était son nom qui était contenu directement dans l’Hyperlien  plutôt qu’un GUID unique permettant d’identifier le document.

Voila chose possible !! Crions au Miracle !! 🙂 Bien que par défaut, SharePoint demeure identique a ses versions antérieures, il est maintenant possible d’activer une fonctionnalité de collection de Site « Document Id Service » qui assignera un guid Unique pour chaque document.

FonctDocID.png

En effet, la faiblesse de voir le nom du document dans l’hyperlien générait une problématique importante pour toutes les références vers ce document lorsque celui-ci était soit déplacé ou simplement renommé … Les références devenaient toutes invalides ..

Exemple problématique :
https://urlDeVotreSite/documents/NomDuFichier.pptx   est renommé  https://urlDeVotreSite/documents/NomDuFichier12345.pptx  –> Les liens vers le documents sont tous brisés

Grâce à l’activation de cette fonctionnalité, le document précédent est référencé de la façon suivante :

https://urlDeVotreSite/_layouts/15/docIdRedir?ID=GUIDDUDOCUMENT

Le fait de renommer le fichier ou de le déplacer à l’intérieur de la collection de sites n’aura aucune incidence quand à ses référencement.

Bravo Microsoft ! Bravo SharePoint 2016 !

 

 

 

 

R.I.P.: les architectures de répertoires

J’exagère quand même un peu: on va continuer à concevoir et déployer des serveurs de fichiers où les utilisateurs déposeront, créeront ou consulteront des objets (documents, photos, vidéos, etc.) dûment classés dans des répertoires/sous-répertoires/sous-sous répertoires/sous-sous-sous… suivant une architecture hautement réfléchie. Pour le meilleur ou pour le pire. Si je me fie à mes observations sur le terrain, très souvent pour le pire.

C’est qu’il faut comprendre le raisonnement, la logique qui préside à cette architecture. Et prier très fort pour qu’elle se maintienne dans le temps. Ce qui n’arrive que lorsque l’accès aux serveurs est régenté soit par une adjointe administrative aussi rigoureuse qu’intraitable, soit par un archiviste en mission ! Et là, j’exagère à peine.

Lors d’une discussion récente sur la gestion électronique des documents, mon collègue Robert Bouchard me posa cette question: « Michel, quand tu veux trouver un document ou une source d’information sur internet, qu’est-ce que tu fais ? » « Je google », lui réponds-je. Alors il me dit: « pourquoi on ferait pas la même chose dans les organisations, c’est-à-dire rechercher un objet en utilisant le moteur de recherche ? » Effectivement…

En bref, deux points principaux sont ressortis de notre échange:

  1. Ça prend un bon moteur de recherche, bien configuré.
  2. Chaque objet doit être qualifié:
    1. Type de contenu
    2. Métadonnées (spécifiques au type de contenu)

Si c’est bien fait, les répertoires deviennent une création virtuelle et non physique si on peut dire. En supposant que tout objet est correctement qualifié, le moteur de recherche le trouvera en moins d’une seconde. C’est pas mal plus rapide que de rechercher par répertoires !

Moteurs_recherche

Mais c’est aussi un changement culturel profond. La discussion avec Robert faisait suite à une visite chez un client souhaitant régler l’infini bordel du serveur de fichiers de son organisation. Il nous avait soumis « son » architecture » de répertoires, avec force et détails sur la standardisation des noms de répertoires (et tous les sous-sous-sous…) et des noms des objets.

Cette façon de faire trouve son origine dans les classeurs physiques (espèce en voie de disparition) où une structure de classement était la seule façon de retracer un document. On a répliqué la méthode dans nos serveurs de fichiers, alors que les moteurs de recherche de l’époque étaient à ce point lents et inefficaces qu’on ne pouvait compter sur eux pour nous aider à retrouver un document. Là encore, une méthode de classement s’avérait essentielle.

Aujourd’hui, avec des moteurs de recherche comme Google ou encore le québécois Coveo, la donne s’en trouve radicalement changée. Ces moteurs peuvent désormais indexer diverses sources et les corréler entre elles en un clin d’oeil. Saisissez un ou quelques mots dans la fenêtre de recherche (comme vous le faites déjà dans Google) et le moteur de recherche – selon sa configuration et sa capacité, bien entendu –  recherchera dans le réseau social de l’organisation, dans la base de connaissances (wiki d’entreprise), l’intranet, l’extranet, le site web, le/les serveurs de fichiers, etc. et vous amènera dans la seconde les résultats les plus pertinents (comme Google).

Bon, je tourne un brin les coins ronds. On s’entend, il y a quelques travaux à faire pour configurer tout cela pour optimiser la recherche. Mais mon propos n’en demeure pas moins vrai. C’est seulement que peu d’organisations disposent d’un bon engin de recherche, ce qui les force à chercher la méthode magique pour assurer un classement adéquat des objets informationnels et assurer que chacun d’eux n’existe qu’en un seul exemplaire.

On est rendu là. Un autre paradigme à faire évoluer. Un autre exemple ou les technologies de l’information viennent bousculer nos habitudes et nous ouvrir de nouveaux horizons.

En clair, le point de départ n’est plus de structurer les librairies, bibliothèques ou voûtes documentaires selon un plan très précis. Les enjeux principaux sont davantage de qualifier adéquatement les objets – type de contenu et métadonnées pertinentes – et d’impliquer les usagers dans cette nouvelle façon de faire qui les sort initialement de leur zone de confort. Cet exercice permettra de faire ressortir les sources d’information à valeur élevées et de les relier entre elles.

C’est là qu’on entre dans un autre paradigme, celui de la gestion de la connaissance. Trouver rapidement l’information ou la ressource informationnelle la plus pertinente à l’exécution de mes tâches, peu importe son format, peu importe sa localisation. Et dans la seconde, s.v.p.

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Cas d’étude: Les assurances Royer Delisle

Les Assurances Royer Delisle est une société autonome en assurance de dommages, un franchisé de la Capitale assurance générales. Depuis quelques années, cette entreprise domine le marché tant au niveau de l’assurance des particuliers que des entreprises.  Oeuvrant dans un secteur de plus en plus compétitif ou les marges sont minimes, les Assurances Royer Delisle ont dû retravailler leur façon de faire pour d’accroitre leur efficacité opérationnelle, quantifier la qualité des différents liens d’ affaires, améliorer la gestion et communication interne. Tout cela dans le but de pouvoir se concentrer davantage sur leur mission, la croissance du volume d’affaire.

DELISLE_L_ROYER_S_BEAULIEU_V

Dans ce contexte, les assurances Royer Delisle ont fait appel au groupe Metalogique afin de mettre sur pied un partenariat visant à trouver les paramètres de l’équation suivante « Travailler mieux = Travailler plus efficacement supporté par de meilleures outils ». Ainsi, les membres de Metalogique se sont mis à pied d’oeuvre pour revoir le processus de gestion de l’information avec les dirigeants de l’entreprise. Il nous a fallu prendre en compte certains éléments qui commandaient un investissement de temps considérable pour la direction :
  •    Gestion du temps des employés et horaires de travail
  •    Suivi des ventes dans un intervalle de temps précis par employé et par type de produit vendu
  •    Identifier des ratios de ventes par secteur d’activité , par produit , par contact d’affaire, etc.
  •    Réassignation d’un dossier à une ressource
  •    Diffusion de l’information interne de toute sorte
Suite aux ateliers, nous avons développé sous SharePoint une application qui permet de fixer des objectifs mensuels communs pour les équipes de ventes et d’afficher visuellement l’évolution de celles-ci via un thermomètre de rendement, adjoint à cela un système simplifié de gestion du temps des employés fut mis en place permettant ainsi aux ressources de pouvoir gérer leur temps adéquatement afin de pouvoir prendre quelques heures de congé lors des moments moins sollicités.
Ventes
Concernant le volet gestion ; les gestionnaires ont des outils leur permettant de produire des rapports sur les ventes et sur les commissions, tant par employés que par région ou produit. Ces données sont ensuite exploitées par Powerview où des tableaux de gestion basés sur des données géomatiques sont produits.
Note.: Le graphique ci-bas est un exemple avec des données et valeurs fictives, en vue de protéger la confidentialité des données »
ExPowerView
Nous avons démarré un projet pilote qui a rapidement permis à l’entreprise de rencontrer ses objectifs d’affaires, en plus de constater des gains à des niveaux inattendus  :
  • Comptabilisation de chaque lien d’affaires d’affaires, produit.
  • Identification des opérations rentables vs celles qui le sont moins
  • Planification stratégique sur le développement et la mise en marché
  • Fixation d’objectifs de ventes réalistes basés sur des chiffres réels
  • Meilleure structure dans le classement des documents et de l’actif organisationnel
  • Meilleure communication entre les membres de l’équipe
Aux dires de madame Beaulieu, membre du CA de l’organisation:

Metalogique a su comprendre tous nos besoins rapidement et nous emmener des points de vue très utiles pour nous aider à performer davantage en utilisant adéquatement les bonnes solutions d’affaires pour chaque situation.  Il nous ont permis notamment d’avoir une meilleure vision pour l’atteinte de nos objectifs de ventes. Sans cet outil de travail, il nous aurait été difficile de croire qu’il est réaliste de planifier une croissance de 28% pour l’an prochain. Grâce à eux,  nous savons où concentrer nos efforts et notre rendement collectif s’en voit grandement amélioré.

Monsieur Delisle, membre du CA de l’organisation:

Le portail préparé par l’équipe de Métalogique nous permet en quelques secondes de répondre à une foule de questions à savoir par exemple  si dans une région donnée, pour un type de produit précis, notre  ratio de  vente est bon.  Nous pouvons avec cet outil planifier notre positionnement stratégique et quelques mois plus tard facilement quantifier les actions posées et se réajuster en fonction des résultats.
Merci Métalogique

Pour contacter Les assurances Royer & Delisle :
1 866 432-2049

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Stratégie d’implantation de la gestion documentaire

Note: ce billet fait suite à un billet précédent: Gestion documentaire: les profils requis à la réussite du projet.

Maintenant que nous connaissons sommairement la problématique et que nous avons défini les principaux acteurs, il est temps d’aborder le vif du sujet: la stratégie d’implémentation.

Je le rappelle, le but ultime d’un projet de gestion documentaire est de structurer l’information et de conserver l’actif organisationnel. Cela étant, il faut garder à l’esprit que son succès repose sur l’adhésion des utilisateurs. Il faut donc que la solution finale réponde à leurs besoins et facilite l’exécution de leurs tâches, tout en rencontrant les besoins plus généraux de l’organisation.

1.-  Identifier le besoin d’affaire
Plusieurs questions doivent être répondues lors de cette première étape, dont principalement:

  • Quelle est la nature des contenus que nous souhaitons héberger et conserver?
  • Quelles sont les règles et obligations auxquelles nous sommes soumis ?
  • Souhaitons-nous délester les serveurs de fichiers conventionnels, épurer les serveurs actuels ou repartons-nous à neuf dans un nouvel environnement vierge, voire une nouvelle application de gestion documentaire ?
  • Souhaitons nous indexer les contenus des répertoires réseaux pour les rendre accessibles en lecture par les utilisateurs via le moteur de recherche ?
  • Prévoyons-nous encadrer les courriels et les conversations ?
  • Doit-on transposer des contenus dans un nouveau format tel un wiki ou un blogue ?

2.- Définition du plan de classification et des règles de conservation

En collaboration avec les archivistes, il faut définir un plan et un calendrier de conservation qui englobera la majeure partie des contenus de l’organisation et ce, en prenant en compte les règles et obligations identifiées à la première étape. Ce plan concerne tant les phases actives que les phases inactives des documents.

3.- Métadonnées

Une taxonomie de métadonnées est essentielle dans un système de gestion documentaire. Deux règles doivent nous guider dans l’élaboration de celle-ci:

  • UNIFORMITÉ dans les métadonnées   Pourquoi ? Parce que c’est par l’uniformité des métadonnées que nous allons pouvoir mettre en place des stratégies de raffinement de recherche pour les contenus et permettre aux utilisateurs de forer les données selon des critères bien précis
  • Présenter le minimum de métadonnées possible à l’utilisateur. Pourquoi ? L’utilisateur ne souhaite que déposer des documents et non devenir un spécialiste en gestion documentaire. Il faut ainsi masquer le maximum de champs possibles tout en mettant en place des valeurs par défaut, de sorte que l’utilisateur, au final, n’aura que 2 ou 3 propriétés à saisir, alors qu’à la sauvegarde, un potentiel de 7 – 8 – 12 métadonnées seront automatiquement sauvegardées !

Maintenant, lesquelles :

Métadonnées génériques : 
Le Dublin Core , norme internationale de la taxonomie!
Utilisez ces propriétés à bon escient ou inspirez-vous de celles-ci. Créez avec celles-ci votre base de métadonnées génériques. Elles constitueront les assises de toute votre documentation. La plupart de ces métadonnées seront masquées, avec des valeurs par défaut invisibles aux utilisateurs. Ex.: Département, Direction, Unité administrative, Gestionnaire, etc.

Métadonnées spécifiques: 
En fonction de l’espace de gestion documentaire que vous mettez en place, une analyse des contenus est à prévoir avec les différents clients. Il est important de valider avec eux quels types de documents ils vont créer en plus de savoir quelles sont les propriétés de ces documents avec leurs domaines de valeurs. C’est ainsi qu’émergent les métadonnées spécifiques. Ces métadonnées devront être saisies par les utilisateurs.

4.- Effectuer une tournée et définir les cadres métiers
À présent, il faut déterminer quelle est l’offre de services de la solution à mettre en place. Il est privilégié de travailler par cadre métier puisqu’un métier offre une pérennité que les directions ou unités administratives ne permettent pas. On souhaite que les documents demeurent au même emplacement le plus possible (80% du temps, pour citer Pareto). Ainsi, connaissant notre structure et notre arborescence, il sera facile de planifier un calendrier et un agenda de rencontres avec nos clients afin de produire :

  • Une structure documentaire d’accueil
  • Les métadonnées spécifiques
  • Le processus d’affaires à automatiser
  • Le plan de migration des contenus
  • La sécurité et les niveaux d’autorisations

5.- Migration des contenus
Suite à l’analyse des répertoires et de la structure de métadonnées, nous pouvons prévoir et procéder à l’importation des contenus dans le nouvel espace de travail.

6.- Validation avec le client
Le propriétaire du nouvel espace doit faire une validation des contenus. Un fois la structure et les contenus migrés, il est essentiel que le client effectue une revue afin de s’assurer que tout est conforme par rapport aux besoins émis.

7.- Formation et octroi d’accès aux utilisateurs
Il ne faut pas donner accès aux utilisateurs sans avoir pris soin de partager avec eux la vision et la portée du projet, les principes directeurs de l’environnement MAIS SURTOUT sur le comment bien utiliser le nouvel outil.

Lorsque les formations appropriées sont diffusées et que les utilisateurs sont en confiance, donnez-leurs les accès nécessaires et laissez les utiliser le nouveau système.

Conclusion 

Voilà qui fait le tour du résumé de la stratégie d’implantation pour le volet documentation active. Il nous reste à regarder les stratégies d’archivage des contenus ainsi que de la diffusion de ceux-ci via une vitrine !

Restez branchés pour la suite…

Charles

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Gestion documentaire : les profils requis à la réussite du projet

En continuité avec un billet que j’ai publié précédemment , nous revoilà dans le vif d’un sujet qui me passionne : l’implantation réussie d’un système de gestion documentaire !

Dans un premier temps, nous allons identifier ensemble les acteurs clés d’un tel projet. Dans le cadre du prochain billet, nous regarderons à quoi ressemble une stratégie d’implantation ainsi que du HowTo dans une solution SharePoint.

D’abord, aussi bête que cela puisse paraître, les enjeux se situent bien au-delà de la solution employée. Tout se joue au niveau de la stratégie d’implantation. Comme le disait un bon ami à moi, il n’existe pas de bonnes ou de mauvaises implémentations, il n’y a que de bonnes ou de mauvaises orchestrations…

La première étape est d’identifier et reconnaître les acteurs au dossier:

1. Les utilisateurs
Ils présentent leur arborescence aux analystes et agents de migration et définissent leur structure d’accueil et les types de contenus produits. Ils produisent les contenus dans leur espace de production documentaire.

2. Les analystes
Les analystes vont travailler de pair avec les utilisateurs et l’archiviste. En fait, les analystes vont faire l’analyse des contenus produit par les utilisateurs et ils identifieront la nature des documents produits.

Après avoir complété une grille de recensement, il vont faire appel à l’archiviste pour connaître à quelles règles sont soumis ces types de documents.

De plus, tout dépendant de la stratégie de migration des contenus, il est possible que l’analyste détermine avec ses clients la structure des répertoires d’accueil pour ceux-ci et planifie une stratégie de migration des contenus.

3. Les archivistes
Ils sont les responsables de la classification de l’actif organisationnel. Grands maîtres et protecteurs de la mémoire de l’organisation, ils ont pour responsabilité de définir les règles de conservation pour les différents types de documents et de définir clairement le processus de disposition.

Réservons l’exclusivité de ces responsabilités à ces spécialistes. Leur rôle devrait toutefois se limiter à ces tâches et leur périmètre d’opération ne devrait pas outrepasser le monde des archives. Trop souvent les projets de documentation sont pris en main par les archivistes qui, malgré toute leur bonne volonté, ont une capacité extraordinaire à générer la peur chez les utilisateurs, vu leurs compétences théoriques trop riches… dure à suivre !

4. Les responsables de l’architecture d’information
Les responsables de l’architecture d’information (généralement appelés « architectes d’information) vont travailler avec la partie active du projet, c’est à dire les gens. Ils vont définir la structure d’accueil dans laquelle les gens vont pouvoir créer / modifier / partager leurs documents. Leur défi: définir une architecture qui garantit une pérennité de l’information et qui se colle en même temps au modèle de l’entreprise.

Découper un portail en Départements peut sembler à première vue la solution évidente à faire. Dans certains contexte cela peut être vrai alors que dans d’autres, c’est tout faux. Pouvez vous me nommer, par exemple, quelque chose qui change plus souvent que des unités administratives dans un Ministère ? L’approche par métiers sera dans le cas présent davantage approprié.

5. Les agents de migration
L’agent de migration reçoit la structure de répertoire et en fait l’élaboration dans les sites d’accueil respectifs. Il établit les métadonnées par défaut qui doivent être masquées et planifie les tâches de migration de contenu, le tout arrimé avec l’équipe qui sera intégrée à l’outil de gestion documentaire.

À présent que les acteurs sont connus, nous aborderons ensemble la stratégie d’implantation dans le cadre du prochain billet.

 

Evernote

Je le confesse d’entrée de jeu: je suis un fan fini d’Evernote.

Tout ce qui suit, en conséquence, n’est pas objectif du tout…

Evernote

À l’origine, Evernote se présentait comme un simple outil de prise de notes. Avec le temps, de nouvelles fonctionnalités se sont ajoutées, disponibles sous pratiquement toutes les plateformes, pour en faire un ensemble d’applications des plus utiles.

Commençons par le début. Evernote, donc, c’est une application de prise de notes où l’on peut définir différents carnets (sujets) dans lesquels on créera des notes lors de réunions ou rencontres dont on voudra garder une trace et les consulter ultérieurement sur son téléphone intelligent, sa tablette ou son ordinateur.

On peut également déposer dans ces carnets des documents PDF ou des documents de la suite Office. On peut aussi y déposer une capture d’écran (Web Clipper) ou un billet de blogue… dont on aura surligné certains passages ou ajouté des commentaires. Parlant de blogue, pour une lecture confortable, on lira un billet en activant Clearly qui épure complètement l’affichage pour ne garder que le texte et nous permettre, comme avec Web Clipper, de l’éditer à notre convenance. Simple et génial.

C’est aussi une application (Hello) qui permet de prendre en photo des cartes d’affaires et les classer dans le carnet créé à cette fin.

Amateur de bonne bouffe et cuisinier à vos heures ? Voyez ce que Food vous propose pour vous aider à vous constituer une mémoire de vos restaurants ou de vos plats préférés.

Les propriétaires d’iPad voudront essayer Penultimate qui permet la prise de notes manuscrites et leur classement dans les carnets de notes de votre choix.

Evernote, c’est une application résidente sur votre ordinateur et en même temps résidente sur le « cloud ». On peut donc y accéder en l’absence de lien internet. Sitôt connectée, l’application se synchronise avec toutes les instances, mobiles et fixes.

Evernote existe en trois déclinaisons: gratuite, Premium et Business. Dans ce dernier cas, l’entreprise crée divers carnets qui sont partagés avec des employés et met ainsi en place un espace de partage et de discussion, voire une mémoire organisationnelle.

Outre le site web de l’entreprise, je vous conseille de consulter le blogue français qui se trouve ici pour découvrir toutes les facettes d’Evernote. Car ce billet n’en présente que la surface.

Si vous utilisez déjà Evernote, faites-moi connaître votre appréciation en utilisant la fonction Commentaires de ce billet (cliquez sur l’icône gris à la droite du titre).

Gestion documentaire: concilier les besoins des utilisateurs et la performance du système

Depuis déjà plus d’une décennie que se fait la promotion de la gestion documentaire. Qu’est-ce que la gestion électronique de document (GED) au fait ?

La gestion documentaire, n’est pas un outil, c’est avant tout une méthodologie visant à structurer la documentation d’une organisation dans une voute documentaire appliquant un calendrier de conservation ainsi qu’un plan de classification.

document-management-software

Vous avez probablement lu ou entendu les acronymes :

  • GID (Gestion intégrée des documents) ou GED (Gestion électronique des documents).
  • DM (Document Management) : Gestion des documents en phase active.
  • RM (Record Management) : Gestion des enregistrements.

Un des objectifs principaux de la gestion documentaire est de pallier aux problématiques suivantes :

  • Serveurs de fichiers déstructurés
  • Duplication de documents
  • Multiples versions sur de multiples ordinateurs (N:N)
  • Information pertinente difficile, voire impossible à trouver
  • Gestion des archives
  • Silos d’information

Au moment de la mise en place d’une telle application, deux points de vue se confrontent :

Coté archivistes :

Historiquement, la grande majorité des projets sont initiés par les spécialistes en gestion documentaire, alias les archivistes. Le besoin de ces personnes, qui est tout à fait valable par ailleurs, est d’implanter une stratégie et une solution visant à appliquer des règles de gestion documentaire capables de supporter le cycle de vie complet d’un document, de sa phase de création jusqu’à sa disposition. Ce qui implique :

  • La mise en place d’une fiche documentaire et de métadonnées pour chaque document déposé.
  • Le positionnement du document selon le plan de classification (liste exhaustive numérotée qui recense l’ensemble des types de documents produits par une organisation).
  • L’application des règles d’expiration et d’archivage

Coté utilisateurs :

Les utilisateurs sont la force de l’organisation: ce sont eux qui produisent les documents, les font évoluer, circuler et approuver.  Leur besoin : éxécuter leurs tâches de la façon la plus simple et efficace possible. Les règles édictées par les archivistes apparaissent aux utilisateurs comme un ensemble de contraintes qui, loin de faciliter leur travail, leur impose des étapes supplémentaires dont ils ne voient pas l’utilité.

De trop nombreux projets d’implantation de GED ont connu un succès mitigé. Ce n’est pas seulement un problème de « vente », c’est un problème d’utilisabilité, car les contraintes sont réelles et les bénéfices profitent davantage au système qu’aux utilisateurs. Il devient dès lors très difficile d’obtenir l’adhésion des parties prenantes.

Pourtant, la problématique du « bordel » sur le serveur demeure et embête tout le monde.

Il faut donc trouver un compromis qui satisfasse autant les archivistes que les utilisateurs. Est-ce possible ?

Peut-on proposer un système simple à utiliser et performant selon les critères de gestion et d’archivage documentaire ?

Les malins diront qu’il suffit de produire moins de documents… et ils n’ont pas totalement tort ! De fait, les sites d’équipes qui incluent des espaces de communication et la mise en place d’applications de type wiki pour consigner les connaissances résolvent une partie du problème.

Néanmoins, nous continuerons toujours (?) à produire des documents qu’il faudra classifier et éventuellement disposer d’une façon structurée.

Heureusement, de nouvelles solutions viennent graduellement se substituer aux applications dédiées traditionnelles, lourdes et compliquées, aidées par la puissance des moteurs de recherche les plus récents.

C’est ce dont je vous entretiendrai dans la suite de ce billet dans quelques jours…