Pour ou contre l’utilisation du « J’aime » (ou Like) dans votre intranet.

L’arrivée des médias sociaux a popularisé le concept du J’aime sur les contenus de ses pairs, symbolisé par le désormais célèbre facebook-like_zpszniov66a-1 de Facebook.

Plusieurs de mes clients s’interrogent sur la pertinence d’introduire cette fonction dans leur intranet corporatif. Voici ce que je leur réponds.

Évaluer la pertinence

Web and HTML programming flat illustrationLa fonction J’aime a comme objectif de guider nos choix de lecture vers les contenus les plus pertinents (certains diront populaire et je ne les contredirai pas). Dans un contexte où tout le monde a le même poids éditorial, par exemple vos amis Facebook, c’est un outil utile pour trier rapidement l’information à consulter.

Le patron, ce J’aime ultime.

À partir de là, rendre disponibles les J’aime ou pas? Ça dépend dans quel contexte.

Pour tous les contenus à caractère corporatif :

  • les actualités;
  • les éléments liés aux ressources humaines (conditions de travail, rémunération, etc.);
  • les procédures et instructions de travail;

Il est inutile de permettre les J’aime, parce que ces contenus ont un poids éditorial plus important que le reste. Autrement dit, avant de publier, il y a un gestionnaire qui a exercé son J’aime et c’est le seul qui compte. Les employés n’ont pas à apprécier (ou non) ces contenus, l’organisation a déjà statué sur la pertinence de ces contenus.

Est-ce qu’on se connaît?

Pour tous les contenus de nature collaborative, c’est une autre histoire. Si vous avez un nombre restreint de contributeurs et que les membres d’une même équipe se connaissent très bien, vos utilisateurs vont déjà avoir leurs propres échelles de pertinence et vont déterminer rapidement quels auteurs sont crédibles et pertinents.

Si vos employés se connaissent peu (par exemple, une communauté de pratique répartie dans plusieurs pays), ça peut devenir intéressant pour les aider à évaluer la pertinence de tel ou tel contenu.

Ça peut également être une façon d’encourager le personnel à s’impliquer davantage dans la rédaction de contenus. Ces J’aime ont un pouvoir insoupçonnés sur l’ego et ce pouvoir ne doit pas être pris à la légère. Certains mettront beaucoup d’efforts dans l’espoir d’aller chercher l’adhésion des autres employés et ainsi une certaine popularité.

Assurez-vous toutefois que la culture de votre organisation valorise l’utilisation du temps de travail pour du partage de connaissances entre les pairs. Sinon, communiquez clairement les balises au personnel.

J’espère que ces informations vous aideront à baliser l’utilisation des J’aime dans vos intranets respectifs.

 

Intranet versus Outlook : round 2

Lors du dernier billet, j’expliquais qu’à mon avis, l’intranet devrait être le premier arrêt de ma journée de travail (après la machine à café bien entendu!). En effet, c’est l’intranet qui devrait me communiquer le contenu de ma journée de travail, puisque l’intranet est également l’endroit où se trouvent mes outils de productivité, les documents de référence, etc. Pourquoi ne pas tout avoir sous un même toit? En fait, c’est maintenant possible avec Office 365. Mais d’abord, laissez-moi vous expliquer mes principaux reproches à propos d’Outlook.

  1. Par définition, mes courriels sont dans un espace privé. Mes collègues n’ont pas accès à ma boîte de courriels. Donc si je dois m’absenter, mon remplaçant (ou successeur) n’aura pas accès aux échanges, à mon historique de dossier, etc.
  2. Les pièces jointes sont une plaie pour les organisations. Les fichiers joints sont souvent des copies de fichiers déjà disponibles ailleurs. Donc, on augmente les risques de travailler avec la mauvaise version du fichier. C’est sans compter l’espace disque que prennent toutes ces copies et les coûts qui s’en suivent.
  3. Les tâches d’Outlook n’affichent que celles qui me sont assignées via Outlook. Je n’ai qu’une vue partielle des tâches à accomplir.

Office 365, ça mange quoi en hiver?

Pour ceux qui sont un peu familiers avec les produits Microsoft, Office 365 regroupe essentiellement les fonctions de 3 grandes familles de produits :

  • Exchange (les fonctions associées à Outlook : courriel, tâches, calendrier, bottin d’entreprise) ;
  • Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, etc.) ;
  • SharePoint (répertoires de documents gérés par métadonnées, pages Web, etc.).

À cette base s’ajoute une série d’outils complémentaires, qui sont souvent des amalgames de fonctions déjà offertes par Exchanges, Office et SharePoint, par exemple :

  • One Drive (répertoire de documents) ;
  • Groups (liste d’envois, calendrier, notes et répertoire de documents) ;
  • Skype for business (messagerie instantanée) ;
  • PowerBI (tableaux de bord) ;
  • Et j’en passe.

Comment commence ma journée dans Office 365?

Les trois premières questions que je me pose en arrivant au bureau :

  1. Est-ce que j’ai des rendez-vous?
  2. Est-ce que j’ai des tâches à accomplir?
  3. Est-ce que j’ai raté quelque chose d’important?

1.    Un calendrier complet

Interface calendrier Office 365Les groupes et les sites de collaboration ont une fonction de calendrier qui permet par exemple d’afficher les conférences, les formations ou les rencontres d’équipe. La fonction de calendrier d’Office365 permet de superposer ces différents calendriers avec son calendrier personnel. Ainsi, vous pouvez facilement voir si vous avez le temps d’assister à cette formation sur la gestion du stress.

2.    Planner : toutes vos tâches quotidiennes. Toutes

Interface Planner Office 365Planner est le petit dernier de la suite Office 365. C’est un outil qui se situe entre la fonction de tâches d’Outlook et de Project. Inspiré de l’agilité, c’est un outil génial pour s’envoyer rapidement des assignations entre collègues. Sa plus grande force est sans aucun doute sa vision horizontale. En effet, une interface « Mes tâches » permet de visualiser l’ensemble des tâches qui me sont assignées, tous projets confondus. C’est super pratique.

Des tableaux de bord sont également inclus dans l’application et donnent une vue d’ensemble de l’avancement des projets.

Bon, ce n’est pas parfait. En mettant l’accent sur la facilité d’utilisation, des raccourcis ont été pris au niveau des fonctions disponibles. Ça ne calcule pas la capacité (on peut vous enterrer de travail sans s’en rendre compte), les notifications sont à améliorer, etc.

Le produit va sûrement gagner en maturité dans les prochains mois. C’est déjà un outil fantastique pour faciliter la gestion des tâches courantes. Définitivement un de mes coups de cœur de 2016.

3.    Delve ou la page d’accueil intelligente

Interface-DelveUne fois que je connais les priorités de ma journée, je veux prendre quelques minutes pour me synchroniser avec le reste de l’organisation. Pour ce faire, il y a Delve.

Delve est un agrégateur de contenu qui puise sa source dans les différentes applications d’Office 365. Ça me fait un peu penser aux murs de Facebook et de LinkedIn, version corporative.

En un coup d’œil, vous avez accès aux contenus qui ont bougé dans l’organisation, peu importe leurs emplacements (courriels, documents, etc.), en fonction des collègues que vous suivez. Vous pouvez suivre certains employés et voir les fichiers qu’ils sont mis à jour, comment les joindre, etc.

À mon avis, d’ici quelques années ce type d’application remplacera complètement le concept de page d’accueil d’intranet.

Évidemment, si vous n’avez pas accès à un contenu, Delve se charge de filtrer ces contenus selon vos droits d’accès.

Bye bye Outlook? Presque…

Est-ce que je peux complètement me départir d’Outlook? Pas tout à fait. D’abord, parce que chaque fonction d’Office 365 est traitée comme une « apps » (application mobile). On se retrouve très vite avec une multitude d’onglets ouverts dans notre fureteur Web. Les notifications courriel restent un bon moyen pendant la journée de savoir ce qui se passe.

Toutefois, le rôle d’Outlook change, car le contenu n’est pas véhiculé dans le courriel, ce dernier agit comme un outil de notification. On peut supprimer ces courriels rapidement et les collègues peuvent facilement prendre le relais de mes dossiers parce que l’information est disponible.

Intranet versus Outlook : round 1

Au cours de ma carrière, j’ai trop souvent assisté au débat suivant : doit-on forcer l’ouverture du fureteur Web avec la page de l’intranet par défaut lors du démarrage du poste de travail?

À cela, je réponds toujours la même chose : êtes-vous obligé de forcer l’ouverture d’Outlook pour inciter les employés à l’utiliser?

Bref, mon critère de succès pour un intranet est simple : devenir tellement pertinent pour que l’utilisateur commence systématiquement sa journée en ouvrant l’intranet.

Pourquoi les employés de bureau commencent-ils leur journée en ouvrant Outlook? Parce qu’ils peuvent rapidement savoir :

  • L’agenda de la journée ;
  • Les tâches à accomplir (souvent via les courriels reçus) ;
  • Ce qui s’est passé récemment (via les courriels reçus).

La principale erreur des gestionnaires d’intranet (je pense surtout aux directions de communications ici) est de penser que l’intranet est avant tout un outil de communication interne. C’est vrai que la majorité des employés sont curieux de ce qui se passe dans leur organisation, mais ils ne feront pas un détour pour lire les nouvelles de la page d’accueil de votre intranet. Comme les responsables des communications internes redoutent que les employés ne lisent pas l’intranet, ils envoient de toute façon les communications les plus importantes par courriel, ce qui ne fait qu’aggraver le problème. Il faut donc les attirer autrement.

Qu’est-ce que les employés veulent savoir avant tout? Quelle est la prochaine tâche à accomplir, aussi simple que cela. Présentement, c’est trop souvent Outlook qui fournit cette réponse. Pourtant, je crois depuis longtemps que c’est plutôt le rôle d’un intranet de me dire rapidement de quoi sera faite ma journée. C’est simplement une façon différente de véhiculer l’information dans l’organisation.

Avec Office 365, je pense que mon rêve est maintenant à portée de main.

Je vous explique pourquoi dans le prochain billet.

Gens des TI, soulevez-vous! (Première partie)

L’automne dernier j’ai voulu donner une conférence à mes collègues où je traiterais de l’impact des nouvelles technologies dans nos vies, ainsi que les tendances des prochaines années. M’adressant à une clientèle de développeurs et d’architectes informatiques, je ne pouvais me contenter de leur parler du dernier iPhone ou de l’arrivée des montres connectées.

Je cherchais un angle différent pour leur faire prendre conscience des changements dans lesquels ils baignent au quotidien et les faire réfléchir sur l’avenir des technologies de l’information et des communications. J’ai finalement opté de traiter des changements dans nos vies, selon trois sphères d’activité :

  • l’impact sur la réalisation de nos tâches quotidiennes;
  • l’impact sur la mondialisation;
  • l’impact dans la création de contenu.

En faisant mes recherches, j’en suis venu à un constat plutôt accablant. Si les téléphones intelligents et les tablettes ont eu beaucoup d’impact dans la réalisation de nos tâches quotidiennes, il y a eu très peu de gain pour la création des contenus. Par création de contenu, je réfère à la production de la connaissance dans une organisation, du rapport en format Word ou PDF, de la présentation avec PowerPoint en passant par les contenus Web et les applications. Cela inclut l’essentiel des cols blancs, appuyés par les équipes TI qui leur fournissent les outils technologiques.

Bien sûr que nos ordinateurs sont plus performants, mais fondamentalement, rien n’a vraiment changé. Nous avons simplement eu plusieurs itérations des outils que nous avions déjà depuis près de 20 ans : ordinateur, clavier, souris, moniteur, imprimante, tout cela connecté par un réseau filaire. En comparaison, les téléphones intelligents n’ont plus rien à voir à avec les premières générations de téléphones cellulaires. En fait, c’est presque devenu archaïque d’utiliser son téléphone pour parler. C’est vous dire!

Portable-ideesC’est tellement vrai, que je suis tombé sur une vidéo qui fait démarrer en même temps un ordinateur d’il y a 20 ans (un 486 ou un Pentium), roulant sur Windows 95, et un portable récent roulant Windows 7. Croyez-le ou non, mais la séquence de démarrage prend exactement le même temps! Donc nous avons des ordinateurs plus puissants certes, mais pas nécessairement plus performant.

Je ne sais pas pour vous, mais moi je trouve qu’en tant que professionnel en TI, on s’est négligé et qu’il est temps que l’on modernise nos façons de travailler mais surtout nos outils de travail, qui sont complètement dépassés!

Gens des TI, soulevez-vous!

Dans mon prochain billet, je vous ferai part de quelques suggestions.

Ma présentation est disponible sur le site de Prezi.

 

Intranet – de la connaissance à l’expertise

Les intranets ont beaucoup évolué dans les 15 dernières années. Souvent laissé à l’initiative des différentes unités d’affaire, les organisations ont profité des applications de gestion de contenus (CMS) pour mieux encadrer l’utilisation des intranets.

Le volume d’information ainsi centralisée a amenée des préoccupations en terme de gestion documentaire et de gestion de la connaissance. De grands pas ont été accomplis en ce sens.

Parallèlement à ces changements, le web public a subit une transformation majeure. Les médias sociaux, combinés à l’arrivée des téléphones intelligents, ont changé profondément la manière d’utiliser internet.

Plusieurs organisations tardent à prendre le virage par crainte de dérapages. D’une part, ils empêchent l’accès aux employés de sites comme Facebook et Twitter. D’autres part, peu d’espaces collaboratifs sont disponibles dans les organisations, de peur de perdre le contrôle de la connaissance qui y est déposé.

La connaissance n’est pas seulement dans les documents

Les intranets sont encore trop souvent perçus comme un mélange de journal interne et de bibliothèque officielle de l’organisation.

Or aux yeux des employés, l’intranet doit être une extension de leur environnement de travail, soit un endroit de partage de connaissance. Bien souvent, l’employé ne cherche pas un document, mais une expertise. Les bottins d’employés sont encore bien trop orientés sur le titre des employés, plutôt que sur leurs expertises.

Il ne faut plus voir l’intranet comme une bibliothèque, où tout le monde fouille en silence afin de trouver le bon bouquin. L’intranet doit plutôt être à l’image d’un café, avec son coin lecture mais surtout un lieu d’échange et de partage des idées et des expertises.

Votre organisation est un média social

Le Web 2.0, popularisé par les médias sociaux, inspire les employés et suscite la crainte des gestionnaires, qui redoutent une baisse de performance des employés. Or, de tout temps, une organisation est par définition un réseau social. Le téléphone et les salles de réunion ont lentement été remplacés par le courriel au début des années 2000. Les employés réclament désormais des espaces virtuels de création de contenus et une centralisation de la connaissance. La messagerie instantanée remplace le courriel pour les discussions informelles, les espaces collaboratifs complémentent les réunions et remplacent graduellement les échanges de documents par courriel.

Bref, les employés souhaitent être plus performants, en restant plus longtemps devant leur écran tout en étant connecté avec le reste de l’organisation.

Un palmarès des meilleurs intranets : 2015 Intranet Design Annual

Bonjour fidèles lectrices et lecteurs du blogue TI Évolutive. Je suis le petit nouveau du groupe, ayant joint l’équipe de Métalogique en décembre 2014. Je suis heureux d’apporter ma modeste contribution à ce blogue.

Dans le cadre des 10 dernières années, j’ai principalement travaillé sur des projets d’intranets, souvent en lien avec l’implantation de gestionnaire de contenu tel que SharePoint dans de grandes organisations.

Dans mes prochains billets je partagerai mes réflexions sur l’évolution des intranets.

Avant de commencer, je veux vous partager un outil indispensable pour ceux qui se spécialisent dans les intranets. Vous le savez, le problème avec les intranets, c’est qu’il est difficile d’aller comparer avec ce qui se fait ailleurs, de par la nature privée de ces sites.

Dans ce contexte, un palmarès des meilleurs intranets devient un outil précieux. Le Nielsen Norman Group produit chaque année son palmarès des 10 meilleurs intranets, basés sur des candidatures reçues de par le monde.

Le Nielsen Norman Group est reconnu comme une sommité dans le domaine de l’ergonomie Web, et chaque projet gagnant est décrit dans une étude de cas très bien documenté. C’est malheureusement offert qu’en anglais mais pour ceux qui se débrouillent dans la langue de Shakespeare, je vous recommande vivement ce rapport.

Le rapport est disponible sur le site du groupe.

SharePoint 2013 et Responsive design : 5 lignes directrices pour réussir votre projet

Il est possible de réaliser un site web de publication SharePoint 2013 responsive design, dans une grille fluide et adaptable à plusieurs formats d’écran. Comme c’est souvent le cas avec SharePoint, la question n’est pas tant s’il est possible de le faire, mais comment réussir sans trop se casser la gueule !

Plusieurs approches sont possibles, voici quelques pistes qui pourront vous aider à réaliser un projet responsive dans SharePoint.

responsive

1. D’abord, ce qu’il ne faut pas faire

Oubliez la fonctionnalité « affichage de navigateur mobile » ainsi que l’utilisation de canal périphérique (channel). Leur utilisation étant respectivement inappropriée et complexe. Sans vouloir rentrer dans les détails, tout ce que vous réussirez à faire, c’est vous compliquer la vie.

2. Utilisation d’un framework

Ma seconde recommandation et sûrement la plus importante, consiste en l’utilisation d’un framework comme Bootsrap3 ou Foundation the zurb. Leur utilisation est gratuite, simple et très bien documentée, mais il n’y a pas de magie, vous devez avoir les compétences nécessaires pour les utiliser.

Quel framework choisir? Ça, c’est à vous de le déterminer en fonction de votre projet. Voici un article intéressant sur le sujet qui pourra probablement vous éclairer.
http://designmodo.com/bootstrap-vs-foundation/

3. Utilisation d’une trousse de départ

Certaines communautés de développeurs comme Codeplex ont développé des trousses de départ  à partir des framework. Personnellement, j’ai eu l’occasion d’explorer celle développée avec bootstrap 3 et j’ai été très satisfaite des comportements obtenus.

L’ensemble pour la publication comprend :

  • Une page maître de départ, clairement construite et commentée
    Rien à voir avec la page maître native de SharePoint.
    D’ailleurs, je vous déconseille fortement d’utiliser les pages maîtres natives comme point de départ pour votre projet.
  • Six gabarits de mises en page (Page layout)
  • Les composantes du framework (JS,CSS, fonts)

L’avantage d’une telle trousse de départ, c’est qu’il y a déjà une base de grille établie dans la page maître. Il suffit alors de l’ajuster en fonction du design désiré. De plus, un travail a déjà été fait pour ajuster les styles natifs de SharePoint au framework. Il restera sans doute du travail à faire selon votre projet, mais c’est déjà ça d’accompli. Avec une trousse de départ bien montée, on est certain de partir notre projet sur des bonnes bases.

4. Pensez Responsive design

Le projet doit être pensé responsive dès le départ. Quoi que moins technique, c’est un point extrêmement important. Un site web responsive se réfléchit dès la première minute où l’on s’assoit avec le client. Le design, l’architecture d’information, tout doit être conçu en fonction de la grille du framework et de SharePoint. Faites des maquettes en wireframes, pour concrétiser le projet et planifier ce qui s’affichera dans les différentes interfaces. Restez simple, optez pour un visuel épuré et utilisez vos éléments de design plus « punchés » pour faire ressortir ce qui est important dans l’interface.

5. Rappelez-vous que vous êtes dans SharePoint

Même si vous êtes le meilleur intégrateur Web au monde, n’oubliez jamais que vous intégrez dans SharePoint. Il est facile de s’éparpiller et d’engendrer des bogues d’affichage. Méfiez-vous, la plus récente méthode d’intégration ne sera pas toujours la meilleure approche dans SharePoint. Voici quelques conseils d’intégration:

  • L’inspecteur de Firebugs sera votre meilleur ami.
  • Testez fréquemment, évitez de faire trop de modifications consécutives. C’est plus facile ainsi de savoir d’où provient le problème.
  • Testez les composantes natives (ruban, panneau de paramètres des webparts) assurez-vous qu’ils fonctionnent bien et que leur affichage n’est pas affecté pas les styles que vous appliquez. Les contrôles de paramétrisation doivent demeurer 100% fonctionnels.
  • Conservez la page maître native pour les pages systèmes. Vous éviterez la gestion de bogues pour des pages où il n’est pas nécessaire que l’affichage soit adaptatif.

Il faut savoir apprivoiser « la bête »: restez simple et le plus natif possible. C’est toujours bon de l’avoir à l’esprit quand on développe sur SharePoint.

Je vous promets un prochain billet dès que j’aurai l’occasion d’explorer davantage l’intégration responsive pour les sites de collaboration (d’équipe) pour lesquels les enjeux sont bien différents.