Manage Office 365 Group Creation… the right way

If you have an Office 365 subscription in your organization, you probably know by now that your users can create what is called an Office 365 Group. Don’t get me wrong, it’s an awesome feature with so many possibilities BUT, you need to manage it correctly. Even in a business with less than 50 employees, it can quickly become a mess if not managed.

Why? First, the feature is activated by default meaning that any user can create an Office 365 Group which in turn creates a security group in your AzureAD, a distribution list in your Exchange, a site collection in SharePoint, a plan in Planner and a few other things.

The second point is that management tools associated with O365 Groups are almost non-existent beside using PowerShell which is not an optimal tool for an SMB where there might not be an IT guy. This may only seem a minor annoyance but if you have 50 users who decide to create a O365 Group from the SharePoint Home, Microsoft Teams, Outlook or even Yammer as a test or even for a real use, it doesn’t take very long before you have a several of site collections that are duplicated, unmanaged or unused in your tenant.

So why am I doing a blog post about this? Number 1, if you want to allow the Office 365 group creation capability but only by limited group of users, Microsoft offer you a super handy guide but it doesn’t work because it’s not up to date. Number 2, to remind you that SharePoint and Office 365 is a thing, a very important thing!

How do you manage that pesky Office 365 Group creation?

Note: If you want to completely disable the Office 365 groups in your tenant you can do it from here: https://portal.office.com/adminportal/home#/Settings/ServicesAndAddIns but you will miss out on a very powerful feature of O365.

The official Microsoft guide to do it is available here https://goo.gl/V0Kx9N . The main problem is that the correct version of one of the requirements is not available anymore.

UPDATE as of 2017/04/11: The Microsoft guide has been updated to reflect the changes to the PowerShell modules.

The note mention that you need the version 1.1.130.0 Preview version but the link points to the 1.1.166.0 GA version. A normal human being would say it’s not a problem since surely the 1.1.166.0 version is a later version than 1.1.130.0 thus it contains everything from the previous one. NO that’s not how it works! I won’t do it but if you want to go into details about that read https://goo.gl/TRljUj .

Now what is the solution:

  1. Install the listed prerequisites (use the 1.1.166.0 version for the second one).
  2. Also, install the Azure Active Directory V2 PowerShell module (https://goo.gl/my1zQg) using the PowerShell command: Install-Module -Name AzureADPreview
  3. Proceed with the steps 1 and 2 of the Microsoft guide.
  4. At steps 3, things get a bit different as the powershell commands changed in the V2 of the PowerShell module. To create a new Group settings objects, use the following commands:

Connect-AzureAD
Get-AzureADGroup -SearchString "NAME_OF_YOUR_SECURITY_GROUP"
$template = Get-AzureADDirectorySettingTemplate | where-object {$_.displayname -eq "Group.Unified"}
$setting = $template.CreateDirectorySetting()
$setting["EnableGroupCreation"] = "false"
$setting["GroupCreationAllowedGroupId"] = "ID_OF_YOUR_SECURITY_GROUP"
New-AzureADDirectorySetting -DirectorySetting $setting

If you want to edit a Group settings object instead of creating a new one, the easiest way I found is to use the following script:

Connect-AzureAD
Get-AzureADDirectorySetting
Remove-AzureADDirectorySetting -Id "ID_OF_YOUR_AZUREAD_SETTING"

After this you can simply recreate the AzureADDirectorySetting using the previous procedure. I used this approach because the $setting.GetSettingsValue() method from the Microsoft procedure doesn’t seem to exist anymore in the AzureADPreview module and I haven’t found a replacement.

Now you can now test that only the Admin Office 365 Group can create groups using either graph of try create one with a non admin account.

More to come on the governance part in my next post!

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SP2016 , Référentiel Unique pour les documents

Il va sans dire, SharePoint est une plateforme de gestion documentaire de référence dans le domaine de la documentation « Active ». Toutefois, depuis la version 2001 (Ça ne me rajeunit guère!), une grande lacune l’accablait ; le référentiel du document était son nom qui était contenu directement dans l’Hyperlien  plutôt qu’un GUID unique permettant d’identifier le document.

Voila chose possible !! Crions au Miracle !! 🙂 Bien que par défaut, SharePoint demeure identique a ses versions antérieures, il est maintenant possible d’activer une fonctionnalité de collection de Site « Document Id Service » qui assignera un guid Unique pour chaque document.

FonctDocID.png

En effet, la faiblesse de voir le nom du document dans l’hyperlien générait une problématique importante pour toutes les références vers ce document lorsque celui-ci était soit déplacé ou simplement renommé … Les références devenaient toutes invalides ..

Exemple problématique :
https://urlDeVotreSite/documents/NomDuFichier.pptx   est renommé  https://urlDeVotreSite/documents/NomDuFichier12345.pptx  –> Les liens vers le documents sont tous brisés

Grâce à l’activation de cette fonctionnalité, le document précédent est référencé de la façon suivante :

https://urlDeVotreSite/_layouts/15/docIdRedir?ID=GUIDDUDOCUMENT

Le fait de renommer le fichier ou de le déplacer à l’intérieur de la collection de sites n’aura aucune incidence quand à ses référencement.

Bravo Microsoft ! Bravo SharePoint 2016 !

 

 

 

 

SharePoint 2016 ! Les fonctionnalités disparues

SharePoint 16 RC est maintenant disponible pour le grand public ! HouuRRA!

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Mais qu’en est-il ? Offre t-il une valeur ajoutée immédiate justifiant le remplacement de SharePoint 2013 ?!

Au cours des prochains jours je vais publier une série de billets présentant mes différents essais et les constats que j’en aurai fait.

En premier lieu, les départs … voici un sommaire des éléments retirés de cette nouvelle version

  • Version StandAlone sur une instance SQL Express.  En effet, la version complète de SQL doit être maintenant installé  .
  • SharePoint Foundation n’existe plus.
  • Forefront Identity Manager (FIM) n’est plus utilisé pour la synchronisation de l’active Directory . Le processus par défaut est l’imporation de l’Active Directory (Unidirectionnel). Microsoft Identity Manager 2016 peut être configurer pour gérer la synchronisation entre SharePoint et AD .
  • Excel Services ne fait plus parti de SharePoint. Il a été migré vers Excel Services Online et les usagers de SharePoint pourront consommer le service depuis cet endroit.
  • SharePoint Designer 2016 ne verra jamais le jour ! Designer 2013 continuera d’être supporté.
  • InfoPath 2013 sera la dernière version de Microsoft, mais sera supportée jusqu’en 2026! InfoPath Forms Services sera supporté.

Je vous laisse le temps de faire votre deuil de ces fonctionnalités disparues, dès le prochain billet nous prenons un nouveau départ avec les innovations de la version 2016 !

 

 

SharePoint 2016 : un investissement vers les solutions hybrides

Au début février, Julia White (gestionnaire principale du Office Product Management team de Microsoft) a annoncé officiellement la venue de la prochaine version de SharePoint qui portera le nom, dans une suite convenue d’appellations, de SharePoint 2016. Cette annonce met fin à beaucoup de spéculations (non fondées, vous pouvez lire mon billet à ce sujet) sur la fin de l’édition On premise de la plateforme SharePoint.

En effet, Microsoft sait très bien que plusieurs clients utilisant déjà la plateforme SharePoint ne sont pas prêts ou ne peuvent tout simplement pas migrer vers l’infonuagique pour tous les scénarios d’utilisation du produit. À travers SharePoint 2016, Microsoft vise à offrir la version la plus sécurisée, stable et fiable en tirant profit des innovations qui étaient jusqu’à maintenant limitées à la version en infonuagique, soit Office 365. Ces innovations seront soit intégrées directement au produit SharePoint On premise, soit accessibles à travers une implémentation hybride entre la version en infonuagique et la version On premise.

Quelques nouveautés sont annoncées (certaines d’entre elles sont déjà disponibles pour les clients d’Office 365). Parmi celles-ci:

  • Delve, une nouvelle façon d’exploiter les capacités de recherche de SharePoint afin de présenter l’information pertinente et d’établir des relations entre les divers contenus utiles pour un usager.
  • Une nouvelle génération de portails ready-to-go permettant aux usagers d’avoir accès à des sites riches et dynamiques qui auraient traditionnellement nécessités des efforts considérables de développement. Un exemple de ces portails est la venue des Office 365 Video qui permettent l’échange de vidéos (similaire à Youtube) dans un contexte d’entreprise.
  • L’intégration d’applications et d’outils tels que Yammer et PowerBI qui rendent l’application beaucoup plus conviviale, tant pour les usagers que pour les administrateurs.

Du côté du développement, Microsoft réaffirme son engagement envers la plateforme des Apps SharePoint, comme étant la façon de faire pour personnaliser et étendre SharePoint. Ceci rejoint l’information qui circule depuis quelque temps au niveau des Patterns and practices de Microsoft pour SharePoint.

Malgré le peu d’information disponible pour le moment, il est très intéressant – rassurant diront certains – de voir que la version 2016 de SharePoint s’en vient et d’avoir une idée de l’orientation prise par Microsoft pour son développement.

La conférence Microsoft Ignite, qui aura lieu du 4 au 8 mai 2015 à Chicago, devrait nous permettre d’en apprendre davantage sur SharePoint 2016. Comptez sur l’équipe de Metalogique pour suivre attentivement cet événement et vous en partagez les faits saillants à travers nos prochains billets.

Le retour de zombie InfoPath!

Si vous avez lu mon dernier billet sur ce blog, vous savez qu’InfoPath est en fin de vie et que la technologie sera remplacée dans la prochaine version de SharePoint. C’est faux! Microsoft a changé son fusil d’épaule et bien que l’application client InfoPath 2013 ne soit pas mise à jour, toutes les fonctionnalités d’InfoPath form services seront reconduites dans SharePoint 2016.

De plus, une composante majeure destinée à remplacer InfoPath (Forms on SharePoint Lists (FoSL)) autant dans le cloud que sur la version On premise ne figure plus sur le roadmap de Microsoft pour Office 365. Celle-ci est passée de l’état «En développement» à «Annulé» sur le site de Microsoft au cours de la dernière semaine.

Pour plus de détails sur le sujet, je vous invite à consulter le blog de Vlad Catrinescu qui fait un tour complet de l’information transmise par Microsoft.

 

How to: manage SharePoint 2013 navigation settings in c#

I recently needed to manage SharePoint 2013’s navigation settings from code (c#) because we were deploying a custom web template.

Believe me, there are a bunch of different objects you need to use depending on which setting you are trying to edit.

  • web.Navigation (Namespace: Microsoft.SharePoint)
  • publishingWeb.Navigation (Namespace: Microsoft.SharePoint.Publishing)
  • WebNavigationSettings (Namespace: Microsoft.SharePoint.Publishing.Navigation)

After a lot of search, I found an incredible article by Johannes Milling on the subject. Check it out here:

http://discoveringsharepoint.wordpress.com/2013/03/19/programmatically-set-navigation-settings-in-sharepoint-2013/

Once again, I hope it saves someone some time!

SharePoint 2013 et Responsive design : 5 lignes directrices pour réussir votre projet

Il est possible de réaliser un site web de publication SharePoint 2013 responsive design, dans une grille fluide et adaptable à plusieurs formats d’écran. Comme c’est souvent le cas avec SharePoint, la question n’est pas tant s’il est possible de le faire, mais comment réussir sans trop se casser la gueule !

Plusieurs approches sont possibles, voici quelques pistes qui pourront vous aider à réaliser un projet responsive dans SharePoint.

responsive

1. D’abord, ce qu’il ne faut pas faire

Oubliez la fonctionnalité « affichage de navigateur mobile » ainsi que l’utilisation de canal périphérique (channel). Leur utilisation étant respectivement inappropriée et complexe. Sans vouloir rentrer dans les détails, tout ce que vous réussirez à faire, c’est vous compliquer la vie.

2. Utilisation d’un framework

Ma seconde recommandation et sûrement la plus importante, consiste en l’utilisation d’un framework comme Bootsrap3 ou Foundation the zurb. Leur utilisation est gratuite, simple et très bien documentée, mais il n’y a pas de magie, vous devez avoir les compétences nécessaires pour les utiliser.

Quel framework choisir? Ça, c’est à vous de le déterminer en fonction de votre projet. Voici un article intéressant sur le sujet qui pourra probablement vous éclairer.
http://designmodo.com/bootstrap-vs-foundation/

3. Utilisation d’une trousse de départ

Certaines communautés de développeurs comme Codeplex ont développé des trousses de départ  à partir des framework. Personnellement, j’ai eu l’occasion d’explorer celle développée avec bootstrap 3 et j’ai été très satisfaite des comportements obtenus.

L’ensemble pour la publication comprend :

  • Une page maître de départ, clairement construite et commentée
    Rien à voir avec la page maître native de SharePoint.
    D’ailleurs, je vous déconseille fortement d’utiliser les pages maîtres natives comme point de départ pour votre projet.
  • Six gabarits de mises en page (Page layout)
  • Les composantes du framework (JS,CSS, fonts)

L’avantage d’une telle trousse de départ, c’est qu’il y a déjà une base de grille établie dans la page maître. Il suffit alors de l’ajuster en fonction du design désiré. De plus, un travail a déjà été fait pour ajuster les styles natifs de SharePoint au framework. Il restera sans doute du travail à faire selon votre projet, mais c’est déjà ça d’accompli. Avec une trousse de départ bien montée, on est certain de partir notre projet sur des bonnes bases.

4. Pensez Responsive design

Le projet doit être pensé responsive dès le départ. Quoi que moins technique, c’est un point extrêmement important. Un site web responsive se réfléchit dès la première minute où l’on s’assoit avec le client. Le design, l’architecture d’information, tout doit être conçu en fonction de la grille du framework et de SharePoint. Faites des maquettes en wireframes, pour concrétiser le projet et planifier ce qui s’affichera dans les différentes interfaces. Restez simple, optez pour un visuel épuré et utilisez vos éléments de design plus « punchés » pour faire ressortir ce qui est important dans l’interface.

5. Rappelez-vous que vous êtes dans SharePoint

Même si vous êtes le meilleur intégrateur Web au monde, n’oubliez jamais que vous intégrez dans SharePoint. Il est facile de s’éparpiller et d’engendrer des bogues d’affichage. Méfiez-vous, la plus récente méthode d’intégration ne sera pas toujours la meilleure approche dans SharePoint. Voici quelques conseils d’intégration:

  • L’inspecteur de Firebugs sera votre meilleur ami.
  • Testez fréquemment, évitez de faire trop de modifications consécutives. C’est plus facile ainsi de savoir d’où provient le problème.
  • Testez les composantes natives (ruban, panneau de paramètres des webparts) assurez-vous qu’ils fonctionnent bien et que leur affichage n’est pas affecté pas les styles que vous appliquez. Les contrôles de paramétrisation doivent demeurer 100% fonctionnels.
  • Conservez la page maître native pour les pages systèmes. Vous éviterez la gestion de bogues pour des pages où il n’est pas nécessaire que l’affichage soit adaptatif.

Il faut savoir apprivoiser « la bête »: restez simple et le plus natif possible. C’est toujours bon de l’avoir à l’esprit quand on développe sur SharePoint.

Je vous promets un prochain billet dès que j’aurai l’occasion d’explorer davantage l’intégration responsive pour les sites de collaboration (d’équipe) pour lesquels les enjeux sont bien différents.