Gestion documentaire : les profils requis à la réussite du projet

En continuité avec un billet que j’ai publié précédemment , nous revoilà dans le vif d’un sujet qui me passionne : l’implantation réussie d’un système de gestion documentaire !

Dans un premier temps, nous allons identifier ensemble les acteurs clés d’un tel projet. Dans le cadre du prochain billet, nous regarderons à quoi ressemble une stratégie d’implantation ainsi que du HowTo dans une solution SharePoint.

D’abord, aussi bête que cela puisse paraître, les enjeux se situent bien au-delà de la solution employée. Tout se joue au niveau de la stratégie d’implantation. Comme le disait un bon ami à moi, il n’existe pas de bonnes ou de mauvaises implémentations, il n’y a que de bonnes ou de mauvaises orchestrations…

La première étape est d’identifier et reconnaître les acteurs au dossier:

1. Les utilisateurs
Ils présentent leur arborescence aux analystes et agents de migration et définissent leur structure d’accueil et les types de contenus produits. Ils produisent les contenus dans leur espace de production documentaire.

2. Les analystes
Les analystes vont travailler de pair avec les utilisateurs et l’archiviste. En fait, les analystes vont faire l’analyse des contenus produit par les utilisateurs et ils identifieront la nature des documents produits.

Après avoir complété une grille de recensement, il vont faire appel à l’archiviste pour connaître à quelles règles sont soumis ces types de documents.

De plus, tout dépendant de la stratégie de migration des contenus, il est possible que l’analyste détermine avec ses clients la structure des répertoires d’accueil pour ceux-ci et planifie une stratégie de migration des contenus.

3. Les archivistes
Ils sont les responsables de la classification de l’actif organisationnel. Grands maîtres et protecteurs de la mémoire de l’organisation, ils ont pour responsabilité de définir les règles de conservation pour les différents types de documents et de définir clairement le processus de disposition.

Réservons l’exclusivité de ces responsabilités à ces spécialistes. Leur rôle devrait toutefois se limiter à ces tâches et leur périmètre d’opération ne devrait pas outrepasser le monde des archives. Trop souvent les projets de documentation sont pris en main par les archivistes qui, malgré toute leur bonne volonté, ont une capacité extraordinaire à générer la peur chez les utilisateurs, vu leurs compétences théoriques trop riches… dure à suivre !

4. Les responsables de l’architecture d’information
Les responsables de l’architecture d’information (généralement appelés « architectes d’information) vont travailler avec la partie active du projet, c’est à dire les gens. Ils vont définir la structure d’accueil dans laquelle les gens vont pouvoir créer / modifier / partager leurs documents. Leur défi: définir une architecture qui garantit une pérennité de l’information et qui se colle en même temps au modèle de l’entreprise.

Découper un portail en Départements peut sembler à première vue la solution évidente à faire. Dans certains contexte cela peut être vrai alors que dans d’autres, c’est tout faux. Pouvez vous me nommer, par exemple, quelque chose qui change plus souvent que des unités administratives dans un Ministère ? L’approche par métiers sera dans le cas présent davantage approprié.

5. Les agents de migration
L’agent de migration reçoit la structure de répertoire et en fait l’élaboration dans les sites d’accueil respectifs. Il établit les métadonnées par défaut qui doivent être masquées et planifie les tâches de migration de contenu, le tout arrimé avec l’équipe qui sera intégrée à l’outil de gestion documentaire.

À présent que les acteurs sont connus, nous aborderons ensemble la stratégie d’implantation dans le cadre du prochain billet.

 

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Evernote

Je le confesse d’entrée de jeu: je suis un fan fini d’Evernote.

Tout ce qui suit, en conséquence, n’est pas objectif du tout…

Evernote

À l’origine, Evernote se présentait comme un simple outil de prise de notes. Avec le temps, de nouvelles fonctionnalités se sont ajoutées, disponibles sous pratiquement toutes les plateformes, pour en faire un ensemble d’applications des plus utiles.

Commençons par le début. Evernote, donc, c’est une application de prise de notes où l’on peut définir différents carnets (sujets) dans lesquels on créera des notes lors de réunions ou rencontres dont on voudra garder une trace et les consulter ultérieurement sur son téléphone intelligent, sa tablette ou son ordinateur.

On peut également déposer dans ces carnets des documents PDF ou des documents de la suite Office. On peut aussi y déposer une capture d’écran (Web Clipper) ou un billet de blogue… dont on aura surligné certains passages ou ajouté des commentaires. Parlant de blogue, pour une lecture confortable, on lira un billet en activant Clearly qui épure complètement l’affichage pour ne garder que le texte et nous permettre, comme avec Web Clipper, de l’éditer à notre convenance. Simple et génial.

C’est aussi une application (Hello) qui permet de prendre en photo des cartes d’affaires et les classer dans le carnet créé à cette fin.

Amateur de bonne bouffe et cuisinier à vos heures ? Voyez ce que Food vous propose pour vous aider à vous constituer une mémoire de vos restaurants ou de vos plats préférés.

Les propriétaires d’iPad voudront essayer Penultimate qui permet la prise de notes manuscrites et leur classement dans les carnets de notes de votre choix.

Evernote, c’est une application résidente sur votre ordinateur et en même temps résidente sur le « cloud ». On peut donc y accéder en l’absence de lien internet. Sitôt connectée, l’application se synchronise avec toutes les instances, mobiles et fixes.

Evernote existe en trois déclinaisons: gratuite, Premium et Business. Dans ce dernier cas, l’entreprise crée divers carnets qui sont partagés avec des employés et met ainsi en place un espace de partage et de discussion, voire une mémoire organisationnelle.

Outre le site web de l’entreprise, je vous conseille de consulter le blogue français qui se trouve ici pour découvrir toutes les facettes d’Evernote. Car ce billet n’en présente que la surface.

Si vous utilisez déjà Evernote, faites-moi connaître votre appréciation en utilisant la fonction Commentaires de ce billet (cliquez sur l’icône gris à la droite du titre).

Le passage vers le travail en réseau

Le toujours pertinent Harold Jarche nous propose un billet intitulé « Structuring for the network era. »

Toutes les organisations doivent réaliser que ce mouvement vers un travail en réseau est incontournable. En fait, il est déjà amorcé…

Les réseaux sociaux publics – LinkedIn ou Facebook par exemple – nous mettent en contact avec des centaines de personnes où se trouvent forcément quelqu’un qui pourra répondre à nos interrogations ou nous aiguiller vers les ressources pertinentes. S’il est impossible d’y accéder au travail (sites bloqués – voir le billet de mon collègue Charles Gagnon), on utilise alors ses propres appareils (BYOD) ou on le fait à partir de chez-soi.

Le cas de LinkedIn est intéressant, car si au départ l’idée était simplement de se créer un réseau de contacts, l’application a vu naître depuis environ deux ans une multitude de groupes – des communautés de pratiques ? – qui permettent un partage plus ou moins structuré de connaissances et d’informations.

Évidemment, travailler en réseau signifie bien davantage qu’utiliser une application spécialisée, qu’elle soit publique ou privée, tel un réseau social d’entreprise (RSE).

C’est d’abord une prise de position organisationnelle en faveur d’une structure de gestion qui met à l’avant-plan le décloisonnement des connaissances et du talent de son personnel. Une position où l’on mise sur ces piliers que nous propose encore Harold Jarche qui affirme que la confiance est au coeur d’un réseau performant.

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In the network era, trust will become much more important, and it is not something that, once lost, we may be able to regain in a world where the network remembers everything, for a very long time. It truly is becoming a global village, for better and for worse. Trust should be taught, discussed, promoted, and practised; in schools and in business.

Les organisations ont plus à gagner qu’à perdre en encourageant leurs employés à tisser des liens entre eux et, au besoin, à créer des communautés de pratiques qui deviendront des creusets fertiles pour l’apprentissage et l’innovation.

Research shows that sharing complex knowledge requires strong interpersonal relationships. But discovering innovative ideas usually comes through loose social ties. Organizations need both, and communities of practice can help to connect tight work teams with loose social networks. Communities of practice can provide a safe space for professionals to share knowledge and challenge each other at the cutting edge of their expertise.

Aussi devons-nous insister: s’il existe nombre d’applications pour encadrer et supporter le travail en réseau, la collaboration, voire la coopération, aucune d’elles n’inclut la dynamique, le « mindset » préalable à la constitution et à la réussite d’une communauté de pratique ou d’un réseautage interne efficace.

Cela dit, il faut prendre acte que le travail en réseau est désormais une réalité. Une réalité naissante, certes, mais assurément plus qu’une mode passagère.  Une réalité qui s’inscrit comme une réponse à la complexité croissante à laquelle nous faisons face quotidiennement et au défi de performance que la globalisation des marchés impose, tant au privé qu’au public.

Le travail en réseau, c’est la reconnaissance de la richesse individuelle et de la puissance du partage, de la collaboration et de la coopération.

Masquer facilement le menu de gauche dans SharePoint

Nombreux sont ceux qui m’ont fait part du besoin de retirer la navigation de gauche dans certaines pages de leur portail SharePoint.

En fait, la recette est toute simple ! Il suffit d’insérer l’extrait de code suivant soit dans un « Script Editor WebPart », soit en l’intégrant directement dans un « Page Layout » ou « MasterPage ».

<style type= »text/css »>
#sideNavBox { display : none;}
</style>
Amusez-vous bien 🙂

Relier les personnes pour partager la connaissance

arbre-de-connaissance-258x300

(source de l’image)

Un court billet de Nick Milton (Knoco Stories) dont je tire le passage suivant:

Any organisation is rich with knowledge. That knowledge is a very powerful resource, but it’s mostly locked away in silos, and in the heads of individuals.

All you need to, to release the value of that knowledge, is start to link up the people.

You don’t need to buy the knowledge – you own it already. All you need to do it, free it up to move to where it is needed.

Ça vous donne des idées ?

De l’intérêt des wikis pour gérer les connaissances

mediawikiFrédéric Cavazza nous propose un billet fort intéressant ici sur le sujet en titre.

En matière de gestion de la connaissance, trop peu d’organisations considèrent l’utilisation d’un wiki comme plateforme de gestion.

Ce ne sont pourtant pas les offres en ce domaine qui font défaut (MediaWiki, TikiWiki, XWiki, etc.). Même SharePoint propose une application wiki intégrée dans sa suite (bon, c’est sûrement pas le wiki le plus intéressant du lot, mais c’est dire l’intérêt de l’application).

Ne sommes-nous pas nombreux à nous référer au plus célèbre des wikis: Wikipedia ?

Au-delà de la question de la fiabilité, nous conviendrons que Wikipedia est une application riche et vivante.

Alors pourquoi s’entêter à consigner la connaissances dans des documents Word qui iront mourir dans les dédales d’un serveur déjà surchargé ?

Le wiki est une alternative simple, performante et collaborative. Une alternative facile à mettre à jour et à consulter.

Allez, cliquez prestement sur le lien du billet de Frédéric Cavazza.

Et faites-nous signe quand vous  serez prêt à mettre en place votre wiki. Nous serons heureux de vous accompagner dans le choix de la plateforme appropriée à vos besoins et dans le déploiement de celle-ci.

 

L’accès restreint aux ressources informationnelles

Sans titreLe sujet de ce billet m’est venu après que nous ayons dû modifier le premier URL de ce blogue, car son accès était bloqué dans plusieurs ministères et organismes gouvernementaux. Le coupable: la présence dans l’adresse du mot « blog ».

N’est-il pas intéressant de constater qu’encore aujourd’hui, de nombreuses entreprises et organisations ont des politiques restrictives vis-à-vis l’utilisation de l’internet? D’autant que les raisons qu’on nous sert pour se justifier relèvent bien souvent d’arguments qui tenaient la route… il y a dix ans !

Ainsi, on bloque  l’accès à une mine d’informations en limitant l’utilisateur aux seuls applications et sites jugés (par qui ?) pertinents à leur travail. On limite l’accès, outre certains blogues, à des applications sociales ou de partage, surtout si elles sont hébergées dans l’infonuagique.

Pourtant, jour après jour, les sources d’information et de savoir se multiplient et se diversifient. Les occasions de s’autoformer et de se perfectionner sont légions. On prive donc les employés d’un accès à des ressources susceptibles de supporter, voire accroître leurs connaissances et contribuer ainsi tant à leur satisfaction au travail qu’à leur rendement.

Laissez-moi vous partager quelques points qui font qu’un environnement limité et appauvri, tel qu’on le connaît actuellement à plusieurs endroits, n’a plus sa place :

  1. Aujourd’hui être pris à l’intérieur des murs de son organisation constitue un SILO en soi, puisque la terre entière ne demande qu’à partager des connaissances via l’internet. S’en priver, s’est s’isoler et évoluer en vase clos.
  2. Les gens ont désormais la possibilité de se munir de leur propre appareil mobile et peuvent aisément naviguer sur les sites de leur choix et ce, sans égard aux politiques de l’organisation qui les emploie.
    1. Ce phénomène engendre le BYOD (Bring your Own Device). Ainsi, les employés se dotent eux-mêmes de leurs propres outils et il devient difficile d’implanter un standard de mobilité pour l’organisation puisque tout est disparate (Android/iOS/Windows Phone). Cela complique singulièrement l’éventuel déploiement d’une stratégie mobile.
  3. Enfin, la grande majorité des personnes ont acquis une maturité dans leur utilisation (judicieuse) d’internet et il n’est plus vrai que de libérer les accès serait source de distraction et d’abus. Le contraire sera l’exception, et il s’agit là d’un enjeu de gestion davantage que de sécurité informatique.

Dans ce contexte, l’intranet nouveau devrait contenir non seulement les contenus internes, mais aussi libérer et encourager l’accès à des sites externes. Il devrait être un lieu de convergence où l’employé pourra trouver le résultat mis à jour en temps réel des trouvailles et suggestions de ses pairs et partager les siennes. Histoire de se garder à jour dans son domaine d’expertise, d’élargir son regard, d’étoffer ses positions.

Changement de philosophie pour plusieurs, certes, et gros bon sens pour les plus visionnaires.